• 07/08/2015

Viết một danh sách cho các việc cần làm vào mỗi buổi sáng có thể không giúp ích được nhiều cho bạn. Vậy làm thế nào bạn có thể đảm bảo mình luôn làm việc với năng suất cao hàng ngày?

Bạn sẽ làm việc hiệu quả nhất khi hiểu rõ về những ưu tiên trong ngảy của mình và giải quyết chúng một cách phù hợp. Tuy nhiên, nó không chỉ đơn giản là lập nên to-do list và thực hiện từng công việc một.

Paul J. Meyer từng nói: “Năng suất không bao giờ đến ngẫu nhiên. Nó luôn luôn là kết quả của sự nỗ lực hết mình, lập kế hoạch thông minh và tập trung cao độ”

Dưới đây là 3 bước đơn giản để lập kế hoạch cho công việc và thúc đẩy năng suất:

Bước Một: Vào cuối mỗi ngày làm việc, hãy lấy ra một mảnh giấy và liệt kê tất cả các công việc bạn cần phải hoàn thành vào ngày hôm sau.

Hãy bắt đầu với việc kiểm tra lịch các cuộc gọi, buổi họp hoặc các hoạt động khác. Sau đó, thêm vào danh sách những công việc bạn đã lên kế hoạch cho ngày hôm nay nhưng chưa hoàn thành vì những công việc này sẽ trở nên cấp bách hơn. Cuối cùng, hãy liệt kê tất cả mọi thứ khác bạn sẽ hoàn thành vào ngày mai.

Điều này nên được thực hiện vào đêm hôm trước. Bằng cách này, bạn sẽ cho bộ não của mình thời gian để bắt đầu giải quyết một số nhiệm vụ ngay lập tức: nó có thể bắt đầu giải quyết vấn đề một cách vô thức ngay cả khi bạn đang ngủ. Ngoài ra, bạn cũng sẽ có nhận thức liên quan đến công việc hoặc nhớ điều gì đó mà ban đầu bạn quên liệt kê vào danh sách.

Điều này không có nghĩa là bạn nên dành toàn bộ buổi chiều và tối lo lắng về công việc cho ngày hôm sau. Bạn chỉ cần thay đổi to-do list trên điện thoại và thiết lập thông báo cho mình.

Biết được kế hoạch của ngày hôm sau sẽ cho bạn cảm giác sẵn sàng mỗi ngày. Điều tuyệt nhất là khi toàn bộ công việc đều nằm trong tầm kiểm soát, càm giác “Tôi còn quên gì nữa không?” sẽ hoàn toàn biến mất và bạn sẽ không phải lãng phí thời gian để lo lắng về chuyện đó.

Bước hai: Phân loại từng công việc được liệt kê

Hãy phân loại những nhiệm vụ nào cấp bách, công việc nào quan trọng và công việc nào ít quan trọng hơn.

Cách hữu ích nhất để phân loại chúng là dùng “A”, “B” và “C”. “A” dành cho các nhiệm vụ cấp bách, “B” cho công việc quan trọng nhưng không quá gấp rút, và “C” là những công việc bạn muốn thực hiện nhưng không cấp bách hoặc quan trọng vào ngày hôm đó.

Bước ba: Đánh số các nhiệm vụ

Hãy bắt đầu đánh số từ 1 cho đến hết những nhiệm vụ “A”, sau đó làm tương tự cho những công việc “B” và “C”. Đây chính là to-do list đã được cải tiến của bạn; bạn có thể bắt đầu vào ngày hôm sau bằng cách giải quyết công việc “A1” hoặc có thể viết ra một danh sách mới với tất cả các công việc được liệt kê theo thứ tự.

Bạn cũng có thể quyết định khi nào mình sẽ thực hiện các công việc này trên lịch. Nếu bạn làm điều này, hãy luôn ghi nhớ thời hạn cũng như khoảng thời gian bạn làm việc hiệu quả nhất. Ví dụ, nếu bạn làm việc tốt nhất vào buổi trưa và có một bài thuyết trình lúc 2h vào một ngày nhất định, hãy sắp xếp để hoàn thành công việc trước thời hạn chứ đừng nên thực hiện chúng vào buổi sáng khi bạn vẫn còn mệt mỏi.

Cuối cùng, bạn nên tìm những cơ hội để làm nhiều việc hơn, ví dụ như trả lời một số email sẽ giảm bớt công việc trong to-do list của bạn và giúp bạn luôn giữ vững phong độ làm việc.

Matthew Pollard