Tìm phần mềm quản lý quán cafe: Phải có những tính năng này!

Mở quán cafe là một ý tưởng kinh doanh không tồi, lúc mới bắt đầu, việc đầu tư không cần quá phức tạp, chỉ với 1 ít vốn liếng và vị trí thuận lợi, bạn có thể thử nghiệm ý tưởng của mình và xem nó thành công ra sao.

Nhưng khi xây dựng quán ở một quy mô nhất định, lượng khách hàng ngày càng nhiều, việc tính tiền đôi khi hay phát sinh nhầm lẫn khi công cụ chủ ý chỉ là giấy viết tay và bảng tính Excel, thì đây là lúc bạn nên cân nhắc tìm phần mềm quản lý quán cafe.

Bạn có thể lao vào việc tìm kiếm trên Google và nhanh tay thử qua hàng loạt những phần mềm mình nhìn thấy, nhưng đâu là phần mềm phù hợp nhất với bạn thì hẳn là sẽ tốn thời gian đây.

Bài này sẽ liệt kê những tính năng của một phần mềm quản lý quán cafe, bạn nên sử dụng danh sách này để đối chiếu với phần mềm mình dự tính sẽ “buông tiền” nhé.

Những tính năng phải có của phần mềm quản lý quán cafe

1. Ghi đơn

Đây gần như là tính năng hiển nhiên của một phần mềm quản lý quán cafe (tất nhiên cho cả quán ăn nữa).

Thông thường dù có trang bị phần mềm, phần ghi đơn đôi khi cũng bằng cách ghi tay lên giấy rồi nhập lên phần mềm, tuy nhiên cũng có trường hợp việc ghi đơn được thực hiện trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.

Mặc dù kết quả là giống nhau: đơn hàng vẫn về phần mềm, nhưng việc ghi đơn ngay trên điện thoại hay máy tính bảng sẽ giúp nhân viên đỡ phạm sai sót hơn do nét chữ viết tay có thể gây hiểu nhầm thường xuyên.

Nếu đi theo phương án ghi đơn bằng điện thoại / máy tính bảng, thì có 2 điều cần lưu ý là:

• Phải đầu tư thêm thiết bị: việc này tương đối không dễ với một số quán cafe quy mô nhỏ, nên nếu bạn đang ở quy mô này, tốt nhất cứ ghi tay rồi nhập lên phần mềm. Không cần vội!
• Việc nhập liệu trên điện thoại hay máy tính bảng phải nhanh, chính xác, không mất thời gian. Đây là điều quan trọng, vì không thể chỉ gọi vài món mà việc nhập liệu trên máy còn lâu hơn cả trên giấy. Thay vì hiệu quả hơn ghi giấy thì lại trở thành gánh nặng của nhân viên là không nên. Về điều này bạn có thể nhờ nhân viên tư vấn minh họa thao tác ghi đơn trên phần mềm của họ.

2. Tính tiền

Mất bao nhiêu thời gian để tính và thu tiền khách hàng?

Hiện tại trải nghiệm khách hàng là yếu tố được đưa lên hàng đầu để giúp doanh nghiệp kinh doanh thành công, khách hàng trở lại thường xuyên.

Ngoài những yếu tố như chất lượng sản phẩm, cung cách phục vụ thì một yếu tố khác có thể dễ bỏ quên là khâu tính tiền.

Khi nhận được một yêu cầu tính tiền / thanh toán, thì bạn làm gì?

Một quy trình bình thường ở những quán không có phần mềm là bước tới bàn, kiểm đếm những món khách dùng và không dùng, rồi tính nhẩm tổng tiền trên một mẩu giấy.

Thoạt nhìn thì có vẻ nhanh đấy, nhưng thực tế là vẫn có nhiều nơi mà việc đợi tính tiền còn lâu hơn cả chờ nước hay đồ ăn dọn ra bàn. Đó là 1 trải nghiệm cực kì tồi tệ với khách nên bạn phải làm khâu này trở nên nhanh và hiệu quả hơn.

Vậy liệu tính tiền bằng phần mềm quản lý quán cafe thì có nhanh hơn? Còn tùy.

Đa phần sẽ nhanh hơn, nhưng đôi khi lại là cản trở, khiến cho thao tác của nhân viên không nhanh như mong đợi, mặc khác một chính sách trừng phạt sai lầm từ chủ quán còn khiến việc kiểm tra của nhân viên tính tiền trở nên cầu kì và lâu lắc nữa.

Chính vì vậy ngoài sự hỗ trợ từ phần mềm, chắc hẳn bạn cần có 1 quy trình giúp cho việc tính tiền được thanh thoát hơn.

Chẳng hạn như giảm việc kiểm đếm, cập nhật ngay những món mới hoặc điều chỉnh order trên phần mềm ngay khi phát sinh, cập nhật lại số bàn ngay khi điều chỉnh.

Hoặc thực hiện 1 cải cách lớn hơn là tính tiền ngay khi gọi món, phương pháp này được sử dụng rất nhiều tại các chuỗi cafe nổi tiếng, vậy nên bạn có thể cân nhắc lắm chứ.

3. Hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán

Hình thức thanh toán phổ biến nhất là tiền mặt (xét ở Việt Nam thôi nha), ngoài ra thì xu hướng hiện tại đang là cà thẻ hoặc thanh toán qua ví điện tử (Momo, Moca bla bla)

Vậy nên nếu hỗ trợ càng nhiều hình thức thanh toán thì càng tốt, nhưng tạm thời có thể hỗ trợ 2 hình thức là tiền mặt hoặc cà thẻ là được rồi.

Nếu là cà thẻ thì việc cần kết nối tốt giữa phần mềm và thiết bị quẹt thẻ, nên việc dành thời gian đầu tư nghiên cứu phần này là cần thiết, chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý sẽ làm việc này.

4. Tích điểm và khuyến mãi

Khi một khách hàng tới quán lần đầu tiên, công việc tiếp theo của bạn là tiếp tục lôi kéo họ trở lại quán.

Việc này nhằm mục đích tăng số lần mua hàng và giá trị mỗi lần mua (nếu có thể) và từ đó tối đa lợi nhuận, giúp bạn tăng trưởng.

Một trong những giải pháp giúp khách hàng tiếp tục quay lại chính là chương trình tích điểm và khuyến mãi cho khách hàng trung thành.

Gần như mọi chuỗi cafe chuyên nghiệp đều có chương trình này, lý do là vì khi có chương trình tích điểm, khách hàng phần lớn có xu hướng muốn tích càng nhiều điểm càng tốt để hưởng các khuyến mãi từ quán hoặc chuỗi, từ đó sẽ trở lại thường xuyên hơn để liên tục tăng điểm.

Vì vậy với một phần mềm quản lý quán cafe thì đây là tính năng cần phải có nếu muốn thuyết phục chủ quán “xuống tiền”.

Cần lưu ý, không phải việc có được tính năng tích điểm hay tạo khuyến mãi nghĩa là quán sẽ có thể làm được chương trình này 1 cách hiệu quả.

Đôi khi nhân viên quán có thể hỏi khách hàng ‘Anh chị có muốn đăng ký thành viên và tích điểm không?’ thì câu trả lời khiến nhân viên không khỏi buồn lòng.

Nghĩa là việc có một phần mềm với tính năng tính điểm là điều kiện cần, còn các yếu tố xung quanh giúp cho việc làm 1 chương trình hiệu quả chính là điều kiện đủ, chẳng hạn:

• Quán phải có thương hiệu đủ mạnh, khiến khách hàng tin tưởng, có lòng tin
• Giảm giá sâu khi khách hàng đăng ký thành viên tích điểm
• Những lợi ích khi tích điểm đủ hấp dẫn với khách hàng
• Tuổi đời của quán cũng là một yếu tố thuyết phục khách hàng tham gia

Trên đây là những tính năng căn bản mà phần mềm quản lý quán cafe nên có để thuyết phục bạn, ngoài ra, bạn có thể cân nhắc thêm những tính năng dưới đây.

Tính năng “nice to have” của phần mềm quản lý quán cafe

Có ứng dụng theo dõi, xem báo cáo trên điện thoại

Tính năng này dành cho chủ quán, đôi khi anh ấy hay chị ấy không có ở quán thì có thể theo dõi tình hình qua ứng dụng điện thoại.

Phân quyền người dùng

Bạn sẽ muốn nhân viên tại quán có thể làm giao dịch, ghi đơn, tính tiền,… chứ không muốn nhân viên biết tình hình doanh số lời lỗ ra sao, nên chức năng này cũng cần thiết

Sử dụng được cả khi không có internet

Với dạng phần mềm sử dụng online, việc tiếp tục dùng được trong lúc bị mất internet là điều quan trọng, nên bạn có sử dụng phần mềm online thì nên lưu ý

Khả năng tích hợp phần cứng khác như đầu đọc, máy in

Điều này gần như nhà cung cấp nào cũng làm được, nhưng cũng có khi không làm, nên bạn cần đưa vào danh sách của mình.

Quản lý chuỗi

Nếu bạn có nhiều cửa hàng đồng thời thì đây là tính năng cần thiết, việc quản lý nhiều cửa hàng cùng lúc trên 1 tài khoản sẽ thuận tiện hơn rất nhiều.

Quản lý nguyên vật liệu, cảnh báo nhập hàng

Đây là một tính năng khá hay, trong trường hợp một nguyên liệu nào đó sắp hết, bạn sẽ nhận được cảnh báo về việc nhập hàng.

Thực tế là có khá nhiều quán khi gọi món thì khách hàng gặp cảnh trớ trêu là món nào cũng hết, hoặc họ sẽ gọi món khác hoặc sẽ rời đi tìm nơi khác có món họ muốn.

Những yếu tố cân nhắc khi quyết định mua phần mềm quản lý quán cafe

Ngoài những tính năng trên, trước khi xuống tiền cho một phần mềm, bạn nên cân nhắc thêm những yếu tố như sau:

Mua một lần hay trả theo tháng

Với kinh nghiệm của bản thân, tôi có thể nói rằng nếu xét về tổng chi phí, hình thức thanh toán theo kiểu thu phí hàng tháng cũng không hề rẻ hơn so với việc mua 1 lần.

Tuy nhiên mỗi hình thức đều có lợi thế riêng nên bạn phải cân nhắc lựa chọn xem cái nào phù hợp với mình. Bạn nên chọn hình thức thu phí theo tháng khi:

• Không muốn đầu tư quá nhiều tiền vào lúc này, vì tiền còn đầu tư cho những thứ khác.
• Muốn thử nghiệm xem phần mềm có phù hợp với quán không trước khi tính đến chuyện lâu dài
• Hoàn toàn không biết việc kinh doanh có duy trì nổi 6 tháng hay không
• Muốn quản lý hiện đại, theo dõi qua app điện thoại

Hỏi ý kiến từ nhân viên về phần mềm phù hợp với họ

Bạn chọn phần mềm nào là quyền của bạn, vì bạn là người bỏ tiền ra mua, nhân viên không được ý kiến và phải chấp nhận sử dụng dù không muốn.

Nhưng việc lắng nghe ý kiến từ nhân viên cũng là điều nên cân nhắc, nếu nhân viên thuộc dạng “anh thích sao em chiều vậy” thì không nói, nhưng có những nhân viên có kiến thức hoặc kinh nghiệm khá tốt về vấn đề sử dụng phần mềm, nếu họ có những gợi ý cho bạn thì tội gì không nghe qua.

Tìm hiểu các đánh giá từ những người cùng lĩnh vực

Mỗi quán, mỗi việc kinh doanh khác nhau, câu chuyện khác nhau, kinh nghiệm hay cảm nhận khi sử dụng phần mềm cũng khác nhau.

Nếu có mối quan hệ với những chủ quán khác, bạn có thể hỏi họ đánh giá thế nào về phần mềm ABC nào đó, hoặc mạnh dạn tham gia các group cùng lĩnh vực trên Facebook và đặt câu hỏi cho các thành viên.

Như vậy, với những gợi ý và tổng hợp trên đây, mong rằng bạn có đủ tự tin ra quyết định mua phần mềm quản lý quán cafe cho mình.