• 04/08/2015

Kinh doanh Nhà hàng / Quán ăn hiện đang là lĩnh vực hot tại thời điểm hiện nay, gần như nếu có ý định kinh doanh, đa số người ta sẽ coi đó như lựa chọn ít rủi ro nhất. Và trong ngành này, điều giữ chân Khách hàng ngoài thức ăn ngon, còn là khả năng phục vụ nhanh chóng, nhất là tại những thời điểm khách đông.

Là một người kinh doanh nhà hàng / quán ăn bạn có chú ý đến điều này, rằng Khách hàng sẽ không muốn gặp lại bạn lần nữa khi họ có trải nghiệm không tốt về chất lượng phục vụ của bạn, cụ thể là việc khiến họ chờ đợi. Tôi từng chứng kiến, thậm chí trải qua “cực hình” này.

Cách đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao là xem xét lại quy trình xử lý order (gọi món) và tính tiền. Quy trình chưa được tối ưu là nguyên nhân chủ yếu làm cho thời gian phục vụ kéo dài và chất lượng giảm đi.

Thông thường khi Khách hàng bước vào, một nhân viên sẽ tiến lại gần để ghi order, Khách hàng đọc tên món ăn (hay nước uống), nhân viên nhanh tay ghi vào sổ. Sau đó gửi tờ giấy tại bàn tiếp tân, nhân viên tại quầy sẽ nhập liệu thông tin vào phần mềm, đầu tiên là chọn bàn, sau đó là chọn món và tính tiền tạm thời.

Đầu bếp sẽ chế biến theo order được chuyển từ quầy tiếp tân xuống hoặc trực tiếp từ nhân viên ghi order. Khi Khách hàng kêu thêm món, quy trình trên lặp lại 1 lần nữa, lúc này người nhập liệu mở lại order lúc nãy để bổ sung vào. Đến khi Khách hàng thanh toán, chỉ cần bật lại nội dung đã làm trước đó rồi in ra.

Nghe rất đơn giản đúng không? Vậy tại sao việc làm Khách hàng chờ lâu vẫn thường xuyên diễn ra? Vấn đề ở đây là gì? Và phải làm sao để giải quyết chúng?

Nếu để ý, bạn sẽ thấy những điểm sau:

1. Việc ghi order bằng cách chờ Khách đọc tên món và ghi lại gặp đôi chút rủi ro về mặt thông tin, tức là nhân viên có thể ghi sai món Khách đọc, và người nhập liệu có thể nhập sai nếu nhân viên ghi không rõ chữ. Nếu điều này xảy ra, thời gian khắc phục nó còn dài hơn thời gian làm nó đúng ngay từ đầu.

Ghi order bằng tay

Thêm nữa, quãng đường di chuyển không nhỏ cũng làm tốn kha khá thời gian từ lúc Khách gọi món tới khi được đáp ứng nhu cầu.

2. Nếu phiếu order chỉ được chuyển xuống bếp sau khi đã được nhập liệu xong, thì thời gian cần thiết cho việc nhập liệu cũng tốn kém không nhỏ. Thực tế khi đi tư vấn trực tiếp, tôi nhận ra rằng thao tác chọn món ăn trên phần mềm phải mất đến 2 bước: chọn danh mục (phân loại món ăn), chọn món ăn.

Giao diện nhập liệu nhiều thao tác

Chưa kể nhiều món có tên khá giống nhau, người nhập liệu phải dùng mắt thường rà danh mục, sau đó ra soát tiếp món ăn.

Các vấn đề trên có thể được giải quyết bằng việc phối hợp những giải pháp sau đây:

1. Tạo 1 thực đơn bằng số, tức là đặt 1 con số cho mỗi món có trên thực đơn.

Cách làm này bạn sẽ thường thấy ở một số quán, rất đơn giản mà còn giảm thiểu sai sót trong truyền đạt thông tin. Gần như tỷ lệ Khách hàng đọc sai số hay nhân viên ghi sai hiếm khi xảy ra khi thực hiện theo cách này.

Menu có đánh số món ăn

Nếu bạn vẫn cho rằng nhân viên ghi không rõ ràng làm người nhập liệu sai sót, hãy đưa ra quy định về cách thức ghi order và hình phạt tương ứng nếu có sai sót xảy ra.

2. Tạo 1 menu bằng mã vạch tại bàn nhập liệu, tức là mỗi con số lúc này được chuyển hình thức thể hiện sang mã vạch (barcode).

Mục đích của việc này là giúp nhân viên có thể thực hiện nhanh chóng việc nhập liệu order lên phần mềm chỉ bằng cách… cầm máy quét mã.

Nhưng nếu bạn sử dụng phần mềm S3 thì không cần phải phức tạp đến mức đấy, bạn sẽ thấy rằng thay vì phải mất 2 bước dò tìm món ăn, thay vì phải dò tìm từng món theo cái tên dài sọc, công việc đơn nhất của bạn chỉ là … nhập con số của món ăn đó. Một bước duy nhất.

Nhập số để tìm món ăn

3. Giải pháp còn lại hơi sang nhưng rất độc đáo: Trang bị máy tính bảng cho nhân viên ghi order.

Một số nơi đã áp dụng phương án này từ khá lâu… như một cách để tạo vẻ chuyên nghiệp cho mình, còn hiệu quả… thì nghe hơi rùng mình. Tuy nhiên, nếu bạn thực sự nghiêm túc coi đây là một giải pháp cho vấn đề tôi nêu ở trên, thì đây là tin tốt cho bạn.

Ghi order bằng điện thoại

Trang Bán hàng trên phần mềm S3 có tính năng “Bán nhanh bằng phím tắt”, khi được sử dụng trên máy tính bảng, nhân viên ghi order chỉ cần bấm chọn vào sản phẩm trên màn hình cảm ứng, sau đó bấm hoàn tất là nội dung này sẽ được đồng bộ lên hệ thống.

Lúc này, tại khu chế biến, người đầu bếp sẽ nhận được nội dung trên và tiến hành thực hiện ngay khi có thông báo hiện ra trên màn hình (Lưu ý: khi 1 giao dịch được thực hiện, bạn hoàn toàn có thể nhận thông báo tức thời về giao dịch đó trên hệ thống của mình).

Như vậy, bạn có thể giải quyết 1 lúc 2 câu chuyện: thời gian nhân viên ghi order di chuyển lại bàn nhập liệu, và thời gian order được gửi đến khu chế biến… dường như bằng 0 (zero). Đây là giải pháp được nhiều người đánh giá cao trong việc giải quyết vấn đề về thời gian thực hiện order và tính tiền.

Tất nhiên, bên cạnh những ưu điểm này, vẫn phải thừa nhận hạn chế của nó trong việc giải quyết yếu tố đặc trưng trong lĩnh vực nhà hàng / quán ăn: chia bàn và ghép bàn. Phải nói rằng nếu bạn kinh doanh trong lĩnh vực này khá lâu, thì việc cho rằng bạn cần từ bỏ quan niệm về quản lý theo bàn là không chấp nhận được. Thế nên, sẽ vẫn có giải pháp cho việc này nếu bạn chịu dành thời gian cùng tôi.

Chia sẻ thêm một kinh nghiệm gần đây khi tư vấn cho một quán ăn có tiếng tại quận 1, chủ quán giải quyết vấn đề đông khách giờ cao điểm bằng cách cho Khách hàng đặt trước những món của ngày hôm sau. Ngay khi dùng bữa trưa xong, Khách hàng sẽ nhận được thực đơn của ngày hôm sau để chọn trước, công việc còn lại của quán là chuẩn bị sẵn bàn và thức ăn để chờ Khách.

Quả thực đây là một giải pháp rất hay để giải quyết nhu cầu này. Nhưng nếu bạn ở vai trò thực khách sau khi no, sẽ rất khó chọn món cho ngày hôm sau vì khẩu vị của bạn lúc này sẽ khác với 1 thời điểm trong tương lai. Thêm nữa, bạn có thấy gượng ép khi phải chọn món theo cách như thế, mặc dù đồng ý rằng bạn có thể lấy thực đơn về và gọi order sau đó?

Giải pháp khiến tôi tâm đắc khi tư vấn cho quán ăn này là, tạo một gian hàng (có sẵn trên phần mềm S3) mà cho phép Khách hàng tự động truy cập bằng laptop, máy tính để bàn hay cả điện thoại di động và đặt món.

Đặt hàng ngay trên điện thoại

Gian hàng này hay ở chỗ, bạn có thể chủ động đưa những món trong thực đơn của ngày hôm nay lên mà không bị bất kỳ hạn chế nào. Đơn hàng sau khi đặt sẽ tự động gửi về email của chủ quán hay nhân viên xử lý, sau đó được ghi nhận trên phần mềm mà không cần phải nhập lại thông tin trên đó.

Nếu bạn không tin, hãy thử truy cập vào đây và đặt món. Trong vòng 5 phút, tôi sẽ gọi lại cho bạn (với điều kiện bạn cung cấp thông tin chính xác).

Bạn kinh doanh nhà hàng / quán ăn? Bạn có vấn đề nào gây ảnh hưởng đến uy tín và chất lượng phục vụ? Bạn có giải pháp nhưng nó vẫn gây nhức nhối cho bạn. Hãy gọi tôi, giải pháp đơn giản dựa trên công cụ sẵn có là điều tôi muốn mang đến cùng bạn.