Câu chuyện thú vị được chia sẻ từ khách hàng của chúng tôi, một chuỗi cửa hàng bán vật dụng cá nhân. Rất có thể nó cũng sẽ là một kinh nghiệm thú vị cho các bạn trong công tác quản lý bán hàng.
Vào một ngày đầu thu, tiết trời hơi se lạnh, người chủ (tạm gọi là anh A) phát hiện 1 chuyện lạ.
Tổng số tiền thu được trên thực tế của ngày nhiều hơn tổng tiền thu từ báo cáo của phần mềm quản lý 1 khoản là 90.000 VNĐ.
Số tiền không nhiều nhưng lại tạo ra câu hỏi lớn:
Là một người luôn đi đến tận cùng mọi vấn đề, anh A yêu cầu nhân viên kiểm tra lại từng giao dịch, đếm lại hàng trong kho của cửa hàng…
Ba nhân viên hì hục trong hai ngày, vẫn không có câu trả lời; mọi thông tin giao dịch đều chính xác và số hàng trong kho cũng bằng số lượng báo cáo trong hệ thống.
Cho đến khi anh A nhận được 1 cuộc điện thoại từ 1 người khách quen.
Vấn đề hoá ra vừa phức tạp lại vừa đơn giản.
Do cửa hàng chưa yêu cầu nhân viên bán hàng phải xuất phiếu bán lẻ cho khách, nhân viên cửa hàng đã gian lận bằng cách tự ý tăng giá bán thêm 90.000 khi bán cho khách!!!
Sau khi khách rời khỏi cửa hàng mới sử dụng phần mềm bán hàng để nhập giao dịch với giá đúng.
Điều không may là nhân viên này chưa kịp lấy khoản tiền này ra thì toàn bộ tiền trong tủ đã bị quản lý lấy đem về công ty (chính sách của anh A là thường cho quản lý đi thu tiền ở các cửa hàng vào cuối ngày, nhưng giờ giấc không cố định).
Và người khách hàng mặc dù biết rõ giá của sản phẩm nhưng vẫn trả tiền như yêu cầu, rồi báo lại cho anh A.
Phần còn lại khá dễ dàng: nhân viên gian lận bị cho nghỉ, người khách hàng nọ không những được trả lại toàn bộ số tiền đã bỏ ra mà còn được tặng thẻ mua hàng có giá trị cao.
Anh A, mặc dù bỏ phí 2 ngày công của 3 nhân viên, lại là người hài lòng nhất!!!
Câu hỏi của anh A với chúng tôi, những người làm giải pháp quản lý: “Làm sao để ngăn chặn trường hợp này?“
Vâng! Nếu bạn có khả năng về tài chính, giải pháp đơn giản nhất là mua 1 máy in hóa đơn và bắt buộc mọi đơn hàng đều phải có hóa đơn (dán thông báo kiểu “Không hóa đơn, quý khách sẽ không phải trả tiền” ở mỗi cửa hàng).
Như thế mọi giao dịch đều phải qua hệ thống bán hàng ở thời điểm bán. Điều này sẽ giảm tối đa khả năng nhân viên bán sai giá cho khách hàng.
Ngoài ra, phần mềm quản lý bán hàng phải có khả năng tự động báo cáo lại những giao dịch có giá bán không đúng với giá đã chỉnh sẵn trong hệ thống, để theo dõi những trường hợp nhân viên cố tình điều chỉnh giá khi bán.
Còn nếu bạn như rất nhiều cửa hàng bán lẻ khác trên khắp đất nước Việt Nam, không có giải pháp bán hàng hoặc có nhưng không (chưa) thể đầu tư máy in hóa đơn, có lẽ bạn phải mong chờ vào cuộc điện thoại từ khách hàng…
Còn bạn thì sao? Nếu một ngày bạn thấy tổng thu thực tế lớn hơn tổng giá trị các đơn hàng, bạn có muốn bỏ thời gian để tìm hiểu không?
