Cho dù với phần mềm quản lý kho hàng tinh vi nhất, việc kiểm kho thủ công định kỳ vẫn rất quan trọng. Một tỷ lệ hàng tồn sẽ bị mất di, đó chính là thất thoát hàng tồn.
Để tâm đến sự thất thoát là việc rất quan trọng, không chỉ cho mục đích kế toán, mà còn là dấu hiệu cho thấy đang tồn tại vấn đề đối với cửa hàng của bạn.
Nội dung chính
Thất thoát hàng tồn là một vấn đề!
Nếu bạn tập trung vào các chi tiết “bức tranh lớn” của hoạt động vận hành công ty, rất dễ xem sự thất thoát như một điều nhỏ nhoi, nhưng không phải như vậy.
Một báo cáo vào năm 2017 cho thấy việc thất thoát lấy đi 49 tỷ đô khỏi túi nhà bán lẻ.
Tỷ lệ thất thoát trung bình là 1,4% trên toàn quốc, nhưng có tới 1/4 nhà bán lẻ báo cáo thất thoát đến 2% hoặc hơn.
Ví dụ, nếu bạn có doanh thu 500.000 đô 1 năm, thì 1.4-2% thất thoát sẽ vào khoảng 7.200 – 10.000 đô. Nếu bạn bị cướp mất 1 lần bao nhiêu đó, đó là con số đáng để chú ý, nhưng bạn sẽ dễ dàng bỏ qua nếu mỗi lần chỉ mất một ít.
Đâu là nguồn cơn gây thất thoát hàng tồn?
Trộm từ người bên ngoài là hình thức rõ ràng nhất gây thất thoát, những người này trà trộn dưới tư cách khách mua sắm. Nguồn này chiếm đến 36% thất thoát vào năm 2017.
Trộm bên trong, thường do nhân viên, chiếm đến 30%.
Phần còn lại được cho là do lỗi quản lý ở cửa hàng hoặc lỗi từ nhà cung cấp.
Tệ hơn là, hầu hết nhà bán lẻ đều báo cáo là ngân sách cho việc ngăn chặn thất thoát ngày càng giảm. Thống kê cho thấy, số nhà bán lẻ bị thất thoát đến 2% đã tăng từ 17,1% năm 2015 đến 23,1% năm 2016, số nhà báo lẻ thất thoát hơn 1% cao hơn nhiều, tăng vào 42,3% năm 2016, trong khi năm 2015 chỉ 34,2%.
Các phương án ngăn chặn thất thoát hàng tồn
Cách ngăn chặn trộm cắp bên ngoài
Đây là nguyên nhân lớn nhất của thất thoát, nên đây là nơi đầu tiên cần giải quyết.
Hệ thống chống trộm điện tử là một phương án hữu hiệu, nhưng đừng quá tin tưởng nó. Tốt hơn là tập trung vào điều cốt lõi:
- Nhân viên có tầm nhìn tốt bao quát cửa hàng không?
- Các mặt hàng nào giá trị cao, mang đi được đã khóa hay buộc lại chưa?
- Quan trọng nhất, nhân viên có đi bên khách hàng không?
- Một nhân viên lịch sự sẽ đứng phía cùi chỏ của khách mua sắm là một phương án tốt.
Ngăn chặn thất thoát từ các tay trộm chuyên nghiệp thì khó hơn vì chúng cẩn thận lựa chọn cửa hàng với ít nhân viên và hoạt động theo nhóm, với một chút phân tán bởi nhân viên là đã ra tay.
Tốt nhất là nên tự dạy mình và nhân viên cách nhận ra những dấu hiệu việc đó đang xảy ra và lý tưởng nhất là có các nút cảnh báo khắp cửa hàng để nhân viên có thể gọi hỗ trợ.
Nếu có hệ thống ghi hình tốt, đôi khi có thể bắt được vài tên trộm trên màn hình camera và gửi cho công an.
Cách ngăn chặn trộm cắp từ nội bộ
Trộm cắp từ “người nhà” thì kín đáo hơn. Rất dễ nghi ngờ người ngoài, và rất khó nghĩ rằng bạn đang mất tiền vì người quản lý đáng tin cậy của mình hay một nhân viên lâu năm.
Nhân viên trẻ lương thấp có thể có khả năng trộm cắp cao, nhưng nhân viên mà bạn tin tưởng lại có thể chính là người làm tổn thương bạn nhất.
Một hệ thống giám sát tốt có thể giải quyết được vấn đề này, tuy nhiên nhân viên của bạn lại biết camera ở đâu và làm sao để sử dụng nó tốt hơn ai hết.
Giải pháp tốt hơn là xây dựng một hệ thống xử lý tồn kho làm cho việc này khó xảy ra.
Các bước đơn giản như phối trộn nhân viên để họ không lúc nào ở chung nhóm với nhau, và ra lệnh làm sạch các túi rác. Xem thật kỹ màn hình, bao gồm các thao tác đếm tiền, kiểm tra hồ sơ cá nhân.
Ngăn ngừa thất thoát do quản lý
Thất thoát do quản lý cơ bản là lỗi con người, vậy nên cũng khá rắc rối để phát hiện.
Chúng có thể có nhiều hình thái, thường là lỗi nhập liệu như nhập số 0 hoặc nhập đơn hàng 2 lần lên hệ thống. Thường những lỗi này sẽ làm giảm tồn kho, nếu bạn không thấy thì trong lần kiếm kho tới, bạn sẽ thấy có hao hụt xảy ra.
Cách ngăn chặn tốt nhất là có 1 quy trình nhận hàng và hệ thống kiểm kho chặt chẽ với khả năng kiểm lỗi tốt.
Khi bạn tiến hành kiểm kê hàng tồn, bạn có thể tạo ra một danh sách chênh lệnh giữa những gì bạn mong đợi và những gì mình đếm thực sự. Thường bạn sẽ thấy lỗi đếm, nhưng cũng có thể bắt được vài lỗi nhập liệu.
Ngăn ngừa thất thoát từ phía nhà cung ứng
Quy trình nhập hàng chặt chẽ có thể giúp hạn chế thất thoát này. Hầu hết nhà cung cấp đều chân thành, nhưng cũng như bạn, họ cũng là con người và có những lỗi sai như thường.
Nếu bạn huấn luyện nhân viên của mình kiểm tra các đơn hàng đến dựa theo hóa đơn và danh sách hàng, bạn có thể bắt được vài lỗi từ nhà cung trước khi ghi nhận vào tồn kho.
Hệ thống vận hành chặt chẽ sẽ bảo vệ bạn khỏi những nhà cung cấp thời vụ, thường giao hàng nhanh, gửi các sản phẩm dưới chuẩn hay hóa đơn cho bạn những sản phẩm chẳng bao giờ thấy mặt.
