Web-based POS – Bước tiến mới trong Quản lý bán hàng

Phần mềm POS chạy trên nền Web (Web-based POS) đang rất thịnh hành ở nhiều quốc gia Châu Âu, Bắc Mỹ,… trở thành công cụ theo dõi bán hàng cho các shop bán lẻ, nhà hàng, điểm vui chơi, gian hàng trực tuyến v.v… nhờ tính đơn giản, tiện dụng và dễ thao tác. 

Có thể kể tên một số nhà cung cấp dịch vụ hàng đầu hiện nay như Vend, ShopKeep, ERFLY, v.v…

Lợi ích của web-based POS

Web-based POS giúp bạn giải quyết những câu hỏi mà đa số các hệ thống phần mềm trước đây chưa làm được:

• Quản lý một chuỗi cửa hàng kinh doanh với dữ liệu hợp nhất?
• Điều chuyển hàng hoá kịp thời để không xảy ra thiếu hay thừa hàng?
• Hạn chế thất thoát hàng hoá, gian lận số liệu?
• Đi du lịch hoặc công tác xa mà vẫn cập nhật được tình hình kinh doanh?

Tại Việt Nam, đây sẽ là loại công cụ tuyệt vời cho các cửa hàng nhỏ lẻ, đại lý phân phối trong việc theo dõi và kiểm soát tình hình kinh doanh.

Bởi chúng ta đều biết việc quản lý trên sổ sách hay Excel đều có những bất cập của riêng nó (khó tìm lại, khó tổng hợp báo cáo, dễ hư hỏng v.v…).

Hơn thế, việc tìm và mua một bộ phần mềm chuyên dụng thì không phải ai cũng đủ điều kiện và có thể sử dụng thành thạo.

Bằng một lệnh tìm kiếm trên Google (ví dụ “phần mềm quản lý bán hàng”), bạn sẽ thấy rất nhiều tít giới thiệu phần mềm quản lý rất hấp dẫn. Vấn đề đau đầu là bạn nên chọn và tin dùng cái nào trong hằng hà sa số các nhà cung cấp.

Và sẽ đơn giản hơn rất nhiều nếu bạn xác định mình cần một Web-based POS thay vì một bộ phần mềm cài đặt thông thường. Dưới đây là một số dấu hiệu giúp bạn nhận diện nhanh chóng loại công cụ này:

• Sử dụng ngay trên trình duyệt web (IE, Firefox, Chrome, v.v…).
• Không có “Tải và cài đặt”.
• Dùng thử miễn phí từ 14 – 30 ngày trước khi quyết định sử dụng
• Thanh toán dưới hình thức Phí sử dụng (giống như tiền điện, internet)

Các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp web-based POS

Bên cạnh đó, để quyết định nên hợp tác và sử dụng dịch vụ từ nhà cung cấp nào, còn phải dựa trên có một số tiêu chí bên trong liên quan đến bản thân nhà cung cấp.

1. Bảo mật dữ liệu

Vấn đề khi bạn sử dụng dịch vụ Web-based POS là mọi dữ liệu bán hàng của bạn đều do nhà cung cấp bảo quản, chính vì vậy bạn phải làm rõ khả năng của nhà cung cấp trong vấn đề này càng sớm càng tốt.

Họ sử dụng chuẩn bảo mật nào? Máy chủ đặt tại đâu? Có bất kỳ căng-đan bảo mật nào xảy ra trước đây giữa họ với Khách hàng? Họ có cung cấp cam kết bảo mật dữ liệu quy định rõ trách nhiệm khi xảy ra sự cố hay không? v.v…

Năng lực bảo mật càng cao thì bạn càng có cơ sở tin cậy và sử dụng dịch vụ.

2. Đội ngũ hỗ trợ

Đừng vội tin rằng những bài viết PR, những hình ảnh đẹp đẽ mà nhà cung cấp dịch vụ trưng ra trên website hay trên mạng xã hội sẽ luôn đi kèm với một dịch vụ hỗ trợ chất lượng.

Bạn nên nhớ, vấn đề nhà cung cấp dịch vụ luôn quan tâm là bán được nhiều hơn. Trong khi vấn đề bạn quan tâm là nhà cung cấp sẽ hỗ trợ bạn tốt ra sao.

Nếu dịch vụ hỗ trợ không tốt, không khiến cho Khách hàng cảm thấy hài lòng về số tiền mình bỏ ra, thì chắc chắn nhà cung cấp sẽ thiệt hại rất lớn.

3. Cải tiến liên tục các tính năng

Một Web-based POS thành công luôn xây dựng sản phẩm của mình theo nhu cầu của số đông người dùng. Điều này đã được chứng minh trong những năm qua.

Bạn không thể trông chờ một sản phẩm hoàn thiện và phù hợp với mọi loại hình kinh doanh ngay từ ngày mới “ra lò”. Điều đó là không thể.

Ban đầu sản phẩm chỉ là ý tưởng của nhà cung cấp, và thực tế sử dụng của Khách hàng chính là luồng phản hồi cực tốt để sản phẩm ngày càng hoàn thiện. Nếu lúc nào đó bạn bắt gặp khẩu hiệu “Điểm 10 cho chất lượng” thì đấy chỉ là ngôn ngữ PR thuần tuý, không có giá trị.

Một nhà cung cấp Web-based POS chân chính luôn trung thực với Khách hàng của mình, họ sẵn sàng đón nhận những thiếu sót của phần mềm và đứng ra chịu trách nhiệm.

4. Dịch vụ phù hợp với nhu cầu của bạn

Thực tế sẽ có rất nhiều Web-based POS phù hợp cho các mục đích quản lý và loại hình kinh doanh khác nhau như shop quần áo, cửa hàng tạp hoá, quán ăn, nhà hàng, chuỗi cửa hàng mỹ phẩm, v.v… Bởi mỗi loại hình sẽ có những nhu cầu theo dõi và quản lý khác nhau.

Môi trường chuyên nghiệp của Châu Âu hay Bắc Mỹ khiến cho sự khác biệt này thể hiện rất rõ ràng. Bạn không thể tìm một POS dành cho cửa hàng quần áo và áp dụng vào quán ăn.

Điều đó rất kỳ khôi! Một nhà cung cấp Web-based chuyên nghiệp sẽ tập trung vào một hoặc hai loại hình kinh doanh cụ thể chứ không tràn lan.

Sự tràn lan cho thấy sản phẩm không được đầu tư kỹ lưỡng và nhà cung cấp quá “tham lam”. Vì vậy, hãy đọc kỹ các mô tả tính năng, lợi ích sản phẩm để đánh giá sự phù hợp trước khi quyết định mua, và nếu có điều kiện, HÃY DÙNG THỬ!