POS (điểm bán hàng) là gì? Các hệ thống POS phổ biến hiện nay

Nếu bạn thực sự muốn hiểu chính xác POS là gì, cũng như cập nhật những thông tin mới nhất về chủ đề POS, đây chính là nơi bạn cần. Bài viết này sẽ tổng hợp mọi thông tin về POS (Point of Sales – Điểm bán hàng), cũng như các hệ thống POS đang được sử dụng hiện nay nhằm cung cấp cái nhìn tổng thể và xu hướng của POS.

POS là gì?

POS là từ viết tắt của Point Of Sale, thuật ngữ dùng để chỉ điểm phân phối hàng hoá (điểm bán lẻ) được một cá nhân hay doanh nghiệp tổ chức, ví dụ: cửa hàng tạp hoá, chuổi cửa hàng thời trang, cửa hàng trưng bày và mua sắm.

Mỗi POS luôn có một hệ thống hoặc công cụ ghi nhận lại các giao dịch nhằm phản ánh lượng tiền mặt và hàng hoá ra vào trong một khoảng thời gian nhất định như sổ tay, tập tin Excel hoặc cao cấp hơn là các loại máy tính tiền (máy POS), phần mềm theo dõi bán hàng (phần mềm POS).

Việc trang bị và áp dụng hệ thống máy tính tiền hoặc phần mềm POS sẽ giúp các chủ doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hàng hoá, tiền mặt, hạn chế thất thoát hàng hóa, đáp ứng nhu cầu mua sắm và thanh toán một cách nhanh gọn, hiệu quả và chuyên nghiệp.

Các hệ thống POS hiện đang được sử dụng ở Việt Nam

Máy tính tiền (máy POS)

Máy POS là 1 thiết bị dùng để tính tiền, lưu trữ số liệu bán hàng, có thể kết hợp với các loại thiết bị như máy đọc mã vạch, máy in hóa đơn bán lẻ, máy thanh toán bằng thẻ tín dụng, và ngăn kéo đựng tiền…

Nhà cung cấp máy tính tiền nổi tiếng ở Việt Nam hiện nay là Lý Phú Vinh, với thương hiệu Uniwell, Sam4s và thương hiệu tự sản xuất Lý Phú Vinh. Ngoài ra còn có Tân Phú Vinh chuyên cung cấp máy tính tiền thương hiệu Casio và Quorion.

Bạn có thể xem thêm các mẫu máy POS khác tại đây.

Ưu điểm:

• Đơn giản, dễ sử dụng
• Không bị virus
• Dùng phổ biến trong siêu thị, shop, nhà hàng, khách sạn, karaoke…
• Dùng cho nhu cầu đơn giản: in hóa đơn, thanh toán tiền…

Nhược điểm:

• Nặng, khó di chuyển
• Không cung cấp các báo cáo bán hàng như tồn kho, công nợ, v.v.
• Không thể quản lý kinh doanh trực tuyến
• Giá thành tương đối cao (khoảng hơn 10 triệu đồng), rất ít nơi có điều kiện trang bị

Phần mềm POS cài đặt trên máy tính (Offline)

Phầm mềm POS cài trên máy vi tính, hay còn gọi là phần mềm tính tiền (mặc dù tên gọi này chỉ phản ánh được 1 chức năng trong toàn bộ các chức năng khác của phần mềm POS).

Đây là phần mềm dạng rất phát triển trong những khoảng vài năm trở lại đây, khi đó Khách hàng sẽ phải mua hoặc đặt hàng 1 gói phần mềm được cung cấp sẵn và tiến hành cài đặt trên máy tính.

Ưu điểm:

• Chỉ cần cài đặt vào máy tính là có thể sử dụng
• Được thiết kế đa dạng cho từng ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh
• Xây dựng nhiều tính năng hấp dẫn: phân loại thành viên, báo cáo chi tiết…
• Phân quyền quản trị cho từng nhóm người dùng
• Cung cấp báo cáo đa dạng và chi tiết hơn so với Máy tính tiền
• Giá thành không quá cao, nhiều nơi có thể mua và trang bị

Nhược điểm:

• Dữ liệu lưu trữ trực tiếp trên máy tính nên có thể bị mất dữ liệu khi máy tính bị nhiễm virus hoặc cháy nổ.
• Hoạt động trong thời gian dài sẽ khiến hệ thống xử lý chậm lại
• Đòi hỏi người sử dụng phải có trình độ vi tính nhất định
• Cài đặt cố định trên máy nên không thể đáp ứng ngay nhu cầu xem thông tin tức thời
• Nhiều tính năng dư thừa đối với người dùng.

Phần mềm POS online, chạy trên nền web (Web-based POS)

Web-based POS là một dạng dịch vụ mới xuất hiện gần đây, có thể được coi như sự cải tiến và bắt kịp xu hướng kinh doanh bán lẻ nở rộ trong giai đoạn hiện nay và sắp tới.

Tại thị trường nước ngoài, web-based POS đã trở nên phổ biến để đáp ứng kịp thời nhu cầu thanh toán điện tử và kết nối trực tuyến.

Ưu điểm:

• Đơn giản, dễ sử dụng cả với những người không thành thạo với máy tính
• Không cần cài đặt cố định trên 1 máy tính, chỉ sử dụng trình duyệt web (Chrome, Fire Fox, Safari, Internet Explorer, v.v.)
• Dễ dàng quản lý, truy xuất dữ liệu từ bất kỳ nơi đâu, vào bất kỳ lúc nào với máy tính xách tay, máy tính để bàn, máy tính bảng hay điện thoại thông minh.
• Nhiều tính năng được phát triển để phù hợp với đa số doanh nghiệp; xuất các loại báo cáo cụ thể, tùy yêu cầu người dùng.
• Dữ liệu được đầu tư về bảo mật và mã hóa theo tiêu chuẩn cao nhất.
• Các giao dịch kinh doanh được cập nhật tức thời trên server, giúp chủ doanh nghiệp có thể theo dõi chặt chẽ hơn.
• Giá thành thấp, phù hợp túi tiền của các cửa hàng bán lẻ, shop online, đại lý phân phối, v.v.
• Không bị virus

Nhược điểm:

• Cần phải kết nối Internet
• Việc thanh toán phí hàng tháng khá lạ đối với đa số người dùng, tuy nhiên ĐÂY LÀ XU HƯỚNG.

Vậy phần mềm tính tiền là gì?

Phần mềm tính tiền theo đúng tên gọi là dùng để tính tiền, tính hóa đơn khi khách mua hàng. Đối với phần mềm POS bao gồm nhiều chức năng, thì phần mềm tính tiền chỉ đại diện cho 1 trong những chức năng phổ biến của phần mềm POS mà thôi.

Về quá trình, phần mềm tính tiền là sự thay thế cho cách tính tiền truyền thống từ trước đến nay.

Ngày trước, việc tính tiền sau khi mua hàng hoặc sử dung xong 1 dịch vụ thường được tính bằng giấy ghi tay hoặc tính nhẩm bằng tay.

Sau đó, là sự phổ biến của loại máy tính cầm tay. Có một thời mà trên tay mỗi chị chủ cửa hàng tạp hóa luôn là 1 máy tính bỏ túi Casio.

Và những năm trở lại đây thì chứng kiến sự lột xác trong việc tính tiền, do sự đổi mới về cách quản lý cũng như số lượng giao dịch ngày càng nhiều, nên ngoài việc tính tiền, một phần mềm còn phải làm thêm những chức năng khác như tồn kho, nhập xuất, công nợ… hoặc thậm chí trở thành kênh đặt hàng.

Phần mềm tính tiền, mặc dù vẫn được quen gọi như thế, nhưng chỉ phản ánh được một chức năng chủ đạo của phần mềm POS mà thôi.

Hệ thống POS ERP (Enterprise Resource Planning)

Phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, kiểm soát các nguồn lực hiện có, lên kế hoạch phát triển kinh doanh.

Ưu điểm:

Chi phí triển khai từng loại POS và các thiết bị đi kèm

Máy tính tiền (Electronic Cash Register)

Chi phí trung bình khoảng 30 triệu đồng, dùng để đầu tư cho các loại máy chính như máy tính tiền (10 – 15 triệu), máy đọc mã vạch ( 2 – 5 triệu), máy in hóa đơn ( khoảng 5 triệu), két tiền ( khoảng 2 triệu) và các thiết bị phụ khác.

Phần mềm POS cài đặt trên máy tính

Cần khoảng 4 triệu đồng để mua phần mềm cài đặt cho 1 máy chủ.

Ngoài ra còn các chi phí để lắp đặt máy in hóa đơn, máy đọc mã vạch….Vậy doanh nghiệp cần khoảng 15 triệu đồng để ứng dụng phần mềm POS cài đặt trên máy tính.

Phần mềm POS ứng dụng điện toán đám mây, chạy trên nền web

Có nhiều gói chi phí khác nhau, thay đổi linh hoạt theo nhu cầu người dùng nhưng nhìn chung mỗi tháng chi phí tiêu hao thấp, chỉ khoảng vài trăm ngàn đồng.

Tuy nhiên, người dùng phải tốn thêm 1 khoản chi phí cho Internet hàng tháng, cùng chi phí lắp đặt máy in hóa đơn, máy đọc mã vạch hỗ trợ cho việc bán hàng.

Xu thế của POS hiện nay

Tuỳ theo nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, cửa hàng… ta có thể lựa chọn giải pháp quản lý bán hàng phù hợp với mình.

Nếu bạn quan tâm tới nhu cầu bảo mật, muốn tự quản lý và bảo quản thông tin thì có thể tìm mua một phần mềm POS Offline.

Nếu muốn tạo nên vẻ lịch sự, sang trọng giống như 1 trung tâm mua sắm, bạn có thể chọn ngay 1 máy tính tiền cho mình.

Nếu là người kinh doanh năng động, bắt kịp xu thế internet hiện nay, có thể bạn sẽ chọn loại hình web-based POS.