• 19/09/2016

S3co.vn ~ Trong Quản lý đồng bộ cho kinh doanh bán lẻ tôi đã nêu ra vấn đề về cập nhật thông tin hàng hoá trong quản lý bán hàng, ở đó, bạn thường gặp phải vấn đề về độ trễ, tốc độ xử lý đơn hàng do sử dụng quá nhiều hệ thống cùng lúc.

Nếu bạn thực sự muốn tìm kiếm 1 hệ thống đơn giản giúp giải quyết vấn đề trên, thì hệ thống quản lý đồng bộ trên phần mềm S3 sẽ là lựa chọn không tồi cho bạn.

Đây có thể coi là một tính năng dựa trên sự kết hợp của Phần mềm S3, một công cụ Quản lý bán hàng, quản lý kho Online và Gian hàng Facebook được tích hợp sẵn trên phần mềm quản lý. Chính khả năng này sẽ mở ra cho bạn kênh thông tin tiếp cận Khách hàng nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác và nhất quán của thông tin.

Hệ thống đồng bộ chính là sự trải dài từ khâu giới thiệu, quảng bá sản phẩm, đến khâu tiếp nhận đơn đặt hàng và xử lý đơn hàng, đồng thời sẽ luôn có một thành phần phía sau “hậu trường” làm nhiệm vụ tổng hợp doanh số, báo cáo bán hàng, quản lý tồn kho, quản lý thông tin Khách hàng cho bạn.

Nếu bạn mới bắt đầu kinh doanh, hay đã từ lâu muốn có một hệ thống đơn giản và xuyên suốt đến vậy. Tôi nghĩ đây là lúc để bắt đầu chuyển bước trong cách thức quản lý của mình.

Khi bạn sử dụng hệ thống này, bạn thực sự có thể kiểm soát toàn bộ quy trình diễn ra. Hãy tưởng tượng:

1. Bạn hoàn toàn nắm bắt lượng thông tin sản phẩm mình cung cấp ra ngoài, có thể biết chính xác mình đã giới thiệu bao nhiêu sản phẩm, mức giá bạn giới thiệu ra thị trường là bao nhiêu.

Kiểm soát thông tin sản phẩm

Nếu bạn ngưng kinh doanh một sản phẩm nào đó, hoàn toàn có thể loại bỏ sản phẩm đó ra khỏi danh mục sản phẩm đang được giới thiệu trên các kênh Facebook, Website, Forum chỉ bằng vài thao tác đơn giản.

Còn gì nữa?

Khả năng kiểm soát còn nằm ở việc thay đổi thông tin sản phẩm chỉ bằng một thao tác duy nhất ngay trên phần mềm, các tự động sản phẩm trên gian hàng mà bạn giới thiệu trên các kênh sẽ thay đổi theo.

2. Mọi đơn đặt hàng từ hệ thống mà bạn tổ chức, đều được tập trung về một mối.

Điều này khác xa với cách thức hiện tại mà đa số người kinh doanh hay làm, bạn phải nhận đơn đặt hàng từ rất nhiều nguồn và đôi khi phải quản lý trên nhiều phương tiện khác nhau, sổ tay chẳng hạn. Vấn đề là sau đó, bạn muốn tìm lại hay tổng hợp cũng không dễ dàng gì.

Mọi đơn hàng đều gửi về email

Mọi đơn hàng đều gửi về email

Với hệ thống mới, bạn nhận mọi đơn đặt hàng qua email, sau đó bố trí nhân sự liên hệ xác nhận đơn hàng. Tại sao phải qua email? Rất đơn giản, đầu tiên nó là cách thức dễ dàng nhất để bạn luôn cập nhật đơn hàng mới nhất, thông thường chỉ mất khoảng 30 – 60 giây để bạn nhận được thông tin về đơn hàng ngay sau khi Khách đặt hàng.

Bản thân tôi sử dụng email để nhận các thông báo đăng ký trên hệ thống, và rất hài lòng với tốc độ nhận tin, chỉ cần 1 chiếc điện thoại có kết nối Internet là mọi thứ thoải mái cho tôi hơn rồi.

Lý do thứ 2 cực kỳ quan trọng, nhận thông báo qua email và liên hệ xác nhận sẽ giúp bạn kiểm soát và đảm bảo tính xác thực và chính xác của đơn đặt hàng trước khi đưa vào phần mềm.

Bởi vì không loại trừ trường hợp thông tin đặt hàng là không có giá trị, không liên hệ được hay chỉ nhằm mục đích nào đó từ người “đặt hàng”. Sẽ có rất nhiều “rác” và bạn không muốn tống tất cả những thứ đó lên phần mềm, sẽ gặp rắc rối về sau đấy.

“Thế tôi muốn chuyển đơn đặt hàng ngay vào phần mềm thì sao?” “Tôi không muốn thực hiện bước xác nhận thì sao?”… Tất nhiên, bạn hoàn toàn có thể chuyển ngay vào Phần mềm nếu bạn muốn vì hệ thống hỗ trợ điều này.

Bên dưới mỗi đơn đặt hàng bạn nhận email, đều có một đường link giúp chuyển ngay nội dung trong đó (sản phẩm, số lượng, thành tiền…) lên menu Đặt hàng trên Phần mềm. Bạn chỉ việc kiểm tra lại thông tin thanh toán một chút là có thể lưu lại và theo dõi đơn đặt hàng đó.

Chúng tôi thiết kế hệ thống để bạn có thể làm được điều bạn muốn, để cung cấp giải pháp cho những vấn đề bạn có thể khó quyết định. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của mình, tôi nghĩ việc liên hệ và xác nhận thông tin với Khách hàng là hoàn toàn cần thiết.

3. Luồng chảy thông tin chưa dừng lại ở đó. Bạn có thể tăng sự kiểm soát của mình khi thông tin đặt hàng đã được lưu trên hệ thống.

Hệ thống theo dõi xử lý và báo cáo

Lúc này nó liên quan trực tiếp đến các yếu tố khác như tồn kho sản phẩm, theo dõi tình trạng giao hàng, tình trạng thanh toán, báo cáo doanh số bán trong ngày, lợi nhuận bán hàng, lưu trữ thông tin Khách hàng, doanh số bán của khách hàng, doanh số từng nhân viên, v.v…

Đến đây chắc bạn hiểu được sự phức tạp của một loạt những thông tin kinh doanh ở phía sau. Bạn biết rằng những thông tin này là cần thiết giúp bạn đánh giá thực tế bán hàng của mình, biết được mặt hàng nào kinh doanh tốt và thực trạng tồn kho của mình.

Hệ thống S3 cung cấp phục vụ cho nhu cầu thông tin này. Đứng ở góc độ chủ doanh nghiệp hay người quản lý, bạn cần đánh giá tình hình kinh doanh của mình suốt một thời kỳ nào đó để chuẩn bị cho kế hoạch tiếp theo.

Giá trị của hệ thống S3 tạo ra là cung cấp thông tin đơn giản, trực quan và nhanh chóng đến người sử dụng dựa trên các thông tin đầu vào chính xác. Giá trị đó còn được nâng cao bởi khả năng quản lý đồng bộ trong cả quy trình bán hàng từ quảng bá đến tiếp nhận và xử lý đơn hàng.

Tất cả các yếu tố này tạo nên 1 hệ thống đơn giản, gần gủi với người sử dụng. Hệ thống này sẽ không phù hợp với người làm kinh doanh thích sự phức tạp hơn đơn giản.