Bài toán quản lý đồng bộ cho kinh doanh bán lẻ!

Đã bao giờ bạn mua hàng trực tuyến và có thắc mắc như thế này?

Gần đây tôi có đặt hàng trên một trang web kinh doanh sách trực tuyến, tôi chưa quyết định mua ngay vì muốn chọn thêm vài quyển giao 1 lần cho tiện. Khoảng 4 ngày sau tôi đăng nhập lại, kiểm tra các cuốn sách mình đặt và tiến hành thanh toán.

Trong đơn hàng của mình, tôi phát hiện một cảnh báo rằng quyển sách mình đặt mua đã hết, thông báo yêu cầu tôi xoá nó ra khỏi danh sách đặt hàng.

Do chuyên tư vấn sử dụng phần mềm quản lý kho và bán hàng cho khá nhiều người kinh doanh, tôi tự hỏi: “Họ đã cập nhật số liệu tồn kho này bằng cách nào? Mất bao lâu để hoàn thành việc đó?”

Việc thông báo cho người mua món hàng nào đó đã hết là điều không quá khó khăn, bạn có thể làm được thông qua việc thiết lập trong trang quản trị của website, vấn đề quan trọng là những con số liên quan đến tồn kho được kiểm tra và cập nhật ra sao.

Theo kinh nghiệm của mình, tôi nhớ lại những hệ thống bán hàng online được tổ chức tương tự.

Ở đó, tầm quan trọng của việc cập nhật liên tục số lượng từng mặt hàng lên trang chủ sẽ giúp việc kinh doanh bán lẻ đạt hiệu quả cao, ghi điểm trong mắt khách hàng.

Điều đó tránh giảm uy tín trong một số trường hợp thông tin phản hồi không chính xác dẫn đến không đáp ứng được nhu cầu Khách hàng như trước đó đã xác nhận, hay như một cách để trả lời cho câu hỏi “Còn hàng hay không?” của Khách hàng.

Đồng thời, nếu cửa hàng của bạn được tổ chức thành chuỗi, việc cập nhật số lượng ở từng nơi cũng rất quan trọng đối với việc tìm kiếm thông tin của Khách hàng.

Đôi khi, người kinh doanh quên hẵng đi điều quan trọng này (có lẽ nhu cầu cũng chưa phát sinh), hoặc họ cũng sẽ thực hiện, nhưng lại chưa đủ để mang lại hiệu quả rõ ràng cho họ.

Thông thường, việc cập nhật số lượng lên website được thực hiện liên tục mỗi ngày (thường là cuối ngày) và do một nhân sự nào đó trong bộ máy đảm trách.

Quy trình rất đơn giản:

• Cuối ngày người này sẽ kiểm kê số lượng tất cả các mặt hàng tại một (hoặc nhiều) cửa hàng
• Sau đó cập nhật lên website thông qua tập tin excel hay một phần mềm nào đó
• Việc cập nhật hoàn tất và họ lại bắt đầu quy trình này 1 lần nữa vào ngày tiếp theo.

Có vấn đề gì không? Có lẽ không.

Nhưng cho tôi hỏi: “Bạn nghĩ mất bao nhiêu thời gian để thực hiện việc cập nhật số lượng này? Bạn có đảm bảo số liệu được cập nhật chính xác 100% từ ngày này đến ngày khác?”

Rất nhiều lần, họ phải sử dụng nhiều hệ thống hay phần mềm khác nhau để thực hiện toàn bộ quy trình này.

• Đầu tiên là theo dõi quản lý kho, công cụ thường xuyên được dùng đến là sổ tay hay file Excel, cao cấp hơn là phần mềm. Nói chung, giai đoạn này giúp bạn theo dõi nắm bắt tình hình kho hàng của mình. Việc kiểm kê số lượng, có thể thực hiện bằng đếm thủ công hay bằng hệ thống mã vạch.
• Từ hệ thống này, bạn trích xuất dữ liệu và cập nhật dữ liệu mới này vào trang quản trị của website, dĩ nhiên là thế. Nhưng đôi khi do việc nhập liệu lên trang quản trị này đòi hỏi một chuẩn nhập liệu khác so với từ phần mềm kho xuất ra, bạn phải mất thêm một thao tác nữa nhằm chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới.
• Đó là chỉ một phạm vi nhỏ có sự tham gia của 2 hệ thống khác nhau, bạn có thể hình dung việc xử lý dữ liệu từ hệ thống này qua hệ thống kia sẽ tạo ra độ trễ. Độ trễ này dài hay ngắn tuỳ theo độ lớn và phức tạp của dữ liệu (nhiều dòng, nhiều trường thông tin). Và như thế ngày qua ngày…

Trên thực tế, việc sử dụng các hệ thống khác nhau là khá phổ biến, bạn hiếm khi tìm được một hệ thống giúp bạn thực hiện xuyên suốt tất cả những gì tôi mô tả.

Việc kết hợp chúng với nhau phụ thuộc vào những nhà cung cấp hệ thống đó cho bạn. Điều này dường như là không thể.

Ngoài những hệ thống riêng lẻ như tôi mô tả, bạn sẽ còn đối mặt với một vài hệ thống nhỏ khác như quảng bá / giới thiệu sản phẩm, nhận đơn đặt hàng, quản lý thông tin khách hàng, tổng hợp báo cáo kinh doanh, đơn hàng COD (trả tiền khi giao hàng)…

Đôi khi chúng tách rời nhau, đôi khi gắn liền nhưng theo một giới hạn nào đó.

Làm thế nào bạn giải quyết những vấn đề này chỉ bằng 1 hệ thống duy nhất?

Hy vọng bạn có cùng góc nhìn với tôi về những vấn đề trên đây, điều này rất phổ biến và biết đâu bạn sẽ gặp phải khi làm kinh doanh.

Trong bài tiếp theo, tôi sẽ giới thiệu kỹ hơn về giải pháp kinh doanh bán lẻ mà S3 đang phát triển giúp bạn giải quyết một lần những vấn đề trên.