Làm gì nếu nhân viên không chịu sử dụng phần mềm?

Có rất nhiều khách hàng yêu cầu chúng tôi tư vấn cách xử lý trường hợp khi bắt đầu triển khai sử dụng phần mềm, các nhân viên phụ trách lại phản ứng bằng cách không chịu dùng phần mềm để nhập số liệu (bán hàng, kiểm kê, nhập hàng v.v…) với nhiều lý do: quen ghi tay rồi, dùng máy khó quá, tốn thời gian quá…

Bạn đã từng gặp tình huống này chưa ?

Vâng, đầu tiên hãy xác định Đúng: đây là vấn đề về quản trị nhân sự hoàn toàn không phải là vấn đề ứng dụng phần mềm. Vì sao?

S3 xin đưa ra các tình huống, phân tích và đề xuất phương án xử lý cho các bạn tham khảo:

Không chịu nhập số lượng bán

Nhân viên của bạn bán hàng mà không chịu nhập số lượng (có nghĩa là không chịu xuất phiếu bán cho khách) <=> tương đương với việc bán hàng mà không ghi sổ <=> tương đương với việc gian lận (thu tiền khách rồi mà không báo cáo để nộp tiền cho người quản lý).

Lúc này bạn nên áp dụng hình thức chế tài đối với nhân viên gian lận (đến đây thì tùy chính sách của bạn)

Không nhập lên phần mềm

Nhân viên có bán, có nộp tiền, nhưng không nhập lên phần mềm khiến cho dữ liệu bị sai lệch. Bạn hãy xem như nhân viên đó làm mất hàng.

Trách nhiệm của 1 nhân viên quản lý hàng hóa là khi tôi giao cho anh 10 món đồ, đến lúc tôi kiểm tra nếu anh chỉ còn 3 món, thì anh phải xuất trình các chứng từ liên quan (giấy tờ mua bán hợp lệ), nếu không tôi xem như anh làm mất 7 món kia.

Nếu áp dụng chế tài đó (không có số liệu mua bán trên phần mềm, xem như là làm mất), S3 đảm bảo không có nhân viên nào “không chịu”.

Các chứng từ nếu được nhập vào phần mềm S3 đảm bảo sẽ được thể hiện trong doanh thu hoặc chi phí nên tuyệt đối không gây thất thoát.

Từ chối việc được giao

Bạn lưu ý ở khâu quản trị nhân sự: bất kỳ nhân viên nào làm việc cho một doanh nghiệp, không thể có chuyện “không chịu” làm việc gì được giao theo trách nhiệm của họ.

Nếu việc “không chịu” liên tục diễn ra thì bạn nên cân nhắc đến giải pháp tìm kiếm nhân viên thay thế. Nếu nhân viên của bạn là KHÔNG THỂ THAY THỂ thì bạn đang gặp một vấn đề rất trầm trọng trong việc vận hành công việc kinh doanh.

Khen thưởng hợp lý

Ngoài hình thức chế tài, bạn có thể áp dụng hình thức khen thưởng để đảm bảo nhân viên luôn cập nhật dữ liệu: “Thưởng theo doanh số/doanh thu”, với điều kiện phải có phiếu bán và trên phiếu bán phải có tên nhân viên đó.

Phần mềm S3 đặc biệt xây dựng rất tốt chức năng này.

Phối hợp cùng khách hàng

Bạn có thể dùng hình thức nhờ khách hàng kiểm tra chéo: để 1 bảng thông báo với nội dung “Quí khách không phải trả tiền cho bất kỳ món hàng nào nếu không có Hóa Đơn/Phiếu Bán Hàng của chúng tôi“.

Lúc đó chính khách hàng là những người kiểm tra gắt gao nhất cho bạn !