Quản lý kho là gì? 8 Kỹ thuật quản lý kho hiệu quả

Tôi từng sợ 2 từ “tồn kho”. Khi làm công việc thu ngân bán thời gian ở trung học, “tồn kho” chỉ có 1 nghĩa duy nhất: phải đếm rất nhiều.

Doanh nghiệp thường phải kiểm kê lại tồn kho mỗi cuối năm bằng cách đến kiểm đếm mọi sản phẩm trong kho và bảo đảm nó đúng với số liệu trên sổ sách. Còn với những công ty lớn, nó cần tới sự tham gia của mọi người.

Tôi hiểu tầm quan trọng của quản lý kho. Kho chính là nơi chôn vốn. Bạn trả tiền để mua hàng hóa về nhập kho, và bạn nhận tiền về khi bạn bán được nó.

Giữ hàng hóa trong kho tương đương với nhiều tiền mặt nằm 1 chỗ. Đó là lý do vì sao quản lý kho tốt rất quan trọng để phát triển công ty. Giống như dòng tiền, nó có thể khiến doanh nghiệp của bạn bế tắt hay nở hoa.

Vậy quản lý kho là gì?

Quản lý kho là hoạt động theo dõi thường xuyên hàng hóa lưu trong kho và theo dõi cân nặng, kích thước, số lượng và vị trí của chúng.

Mục tiêu của quản lý kho là giảm thiểu chi phí tồn kho bằng việc giúp chủ doanh nghiệp biết khi nào cần cần nhập hàng hoặc mua nguyên liệu sản xuất.

Vì sao quản lý kho lại quan trọng?

Quản lý kho hiệu quả là quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp có đủ hàng hóa đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Nếu quản lý tồn kho không được xử lý đúng cách, nó có thể làm cho doanh nghiệp hoặc mất tiền do những giao dịch tiềm năng không xảy ra, hoặc lãng phí tiền bởi việc lưu kho quá nhiều.

Hệ thống quản lý kho còn giúp hạn chế những sai lầm

Tránh hư hỏng

Nếu bạn bán sản phẩm có ngày hết hạn như thực phẩm hoặc đồ trang điểm, khả năng cao chúng sẽ hư hỏng nếu không được bán ra ngoài. Quản lý kho tốt sẽ giúp bạn tránh những hỏng hóc không cần thiết này.

Tránh tồn kho khó bán (dead stock)

Hàng tồn kho khó bán là hàng không bán được, nhưng có thể không phải do hết hạn – mà chỉ bán được theo mùa, theo phong cách, hoặc trở nên không phù hợp. Khi quản lý kho tốt hơn, bạn có thể hạn chế được tồn kho khó bán.

Tiết kiệm chi phí lưu kho

Lưu kho là một biến phí, nghĩa là nó thay đổi dựa trên số lượng sản phẩm bạn lưu kho. Khi bạn lưu kho một lúc nhiều sản phẩm hoặc gặp phải một sản phẩm khó bán, chi phí lưu kho của bạn sẽ tăng cao. Tránh điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền.

Quản lý kho giúp cải thiện dòng tiền

Quản lý kho tốt không chỉ hiệu quả về chi phí, nó giúp cải thiện dòng thiện theo nhiều cách.

Nên nhớ, tồn kho là sản phẩm mà bạn phải trả giá bằng tiền (séc và tiền điện tử) và bạn sẽ bán nó để lấy tiền, nhưng khi nó vẫn còn nằm chình ình trong kho thì nó không phải là tiền.

Thử trả tiền kho bãi, mặt bằng cho chủ nhà bằng ốp điện thoại hay đồ ăn thú cưng thì biết.

Đó là lý do vì sao tồn kho lại quan trọng với quản lý dòng tiền như vậy. Tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu (bằng cách nói rõ bạn bán được ban nhiêu) và chi phí (bằng cách nói rõ những gì bạn phải mua), và những yếu tố này tác động lớn ra sao vào lượng tiền mặt bạn có trong tay.

Nói ngắn gọn, quản lý kho tốt giúp quản lý dòng tiền tốt hơn.

Khi bạn có hệ thống kho hiệu quả, bạn sẽ biết chính xác mình còn bao nhiêu sản phẩm và dựa trên doanh thu bạn có thể biết khi nào mình hết hàng và đảm bảo nhập hàng kịp lúc. Việc này không chỉ giúp bạn không mất doanh số (quan trọng với dòng tiền), mà còn giúp bạn lên kế hoạch mua nhiều hơn để đảm bảo có đủ tiền mặt dôi ra.

Tiền chi cho tồn kho là tiền không được chi cho tăng trưởng. Hãy quản lý nó một cách sáng suốt.

8 Kỹ thuật quản lý kho căn bản

Quản lý kho là phần có tính linh hoạt cao khi làm kinh doanh. Hệ thống tối ưu sẽ khác nhau tùy công ty.

Mỗi doanh nghiệp nên cố gắng giảm thiểu lỗi do con người khỏi quản lý kho càng nhiều càng tốtm nghĩ là nên tận dụng điểm mạnh từ phần mềm quản lý kho.

Dù bạn đang dùng hệ thống nào, 8 kỹ thuật dưới đây sẽ giúp bạn cải thiện vấn đề quản lý kho – và dòng tiền.

Lập mức tồn kho tối thiểu (par level)

Giúp cho quản lý kho dễ hơn bằng cách đặt các mức tồn kho tối thiểu cho mỗi sản phẩm. Tồn kho tối thiểu là số liệu thấp nhất của một sản phẩm mà bạn phải có vào mọi lúc.

Khi tồn kho của bạn thấp hơn mức này, bạn biết đã tới lúc cần đặt thêm hàng.

Thông thường bạn sẽ đặt số lường vừa đủ để cao hơn mức tối thiểu một chút. Tồn kho tối thiểu sẽ khác nhau tùy sản phẩm và thường dựa trên việc sản phẩm bán chạy ra sao và cần bao lâu để nhập hàng.

Dù mức tồn kho tối thiểu đỏi hỏi một số nghiên cứu và ra quyết định trước, nhưng có sẵn sẽ giúp hệ thống hóa quy trình đặt hàng. Không chỉ giúp bạn quyết định nhanh hơn, mà còn giúp nhân viên ra quyết định (dưới sự cho phép trước đó của bạn).

Nhớ rằng các điều kiện thay đổi theo thời gian. Hãy kiểm tra mức tồn kho tối thiểu vài lần một năm để chắc chắn chúng vẫn hợp lý. Nếu điều gì đó thay đổi trong lúc đó, đừng lo, cứ điều chỉnh mức tồn thối thiểu lên hoặc xuống bình thường.

Nhập trước xuất trước (FIFO)

Nhập trước xuất trước là một nguyên tắc quan trọng trong quản lý kho. Nghĩa là những hàng tồn lâu nhất (vào trước) sẽ được bán trước (ra trước), chứ không phải hàng mới vào kho. Điều này đặc biệt quan trọng với những sản phẩm dễ hỏng vì hư rồi không bán được.

Áp dụng cho những sản phẩm không hư hỏng cũng được. Nếu những kiện hàng lúc nào cũng nằm đằng sau, thì nên bán chúng ra trước.

Ngoài ra, thiết kế bao bì hay tính năng thường thay đổi dần dà. Nên cũng không cần quá gò bò rồi cuối cùng không bán được.

Để quản lý hệ thống FIFO, bạn cần một nhà kho được tổ chức tốt. Nghĩa là nên thêm sản phẩm mới vào từ đằng sau, hoặc nên để những sản phẩm cũ ra phía ngoài.

Nếu bạn làm việc với kho chứa hàng hoặc công ty giao nhận, họ sẽ làm luôn điều này, nhưng tốt nhất là cứ gọi xác nhận với họ coi sao.

Quản lý mối quan hệ

Một phần trong quản lý kho thành công là thích nghi nhanh chóng.

Liệu bạn cần trả lại mặt hàng bán chậm để nhập về sản phẩm mới, hay nhập thêm sản phẩm bán chạy, xử lý các sự cố sản xuất hoặc mở rộng tạm thời không gian kho chứa, điều quan trọng là phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung ứng.

Nhờ vậy thì họ mới sẵn lòng cùng bạn giải quyết vấn đề.

Cụ thể, có mối quan hệ với nhà cung ứng sản phẩm thường lâu dài. Số lượng đặt hàng tối thiểu cũng dễ thương thảo. Không phải sợ đưa ra mức thấp hơn cả tối thiểu để không phải tồn quá nhiều hàng.

Một mối quan hệ tốt không chỉ là tạo sự thân thiện. Mà còn là sự truyền đạt rõ ràng chủ động giữa hai bên.

Hãy cho nhà cung ứng biết khi bạn mong đợi tăng doanh thu để họ điều chỉnh việc sản xuất. Họ cũng sẽ cho bạn biết khi nào sản phẩm ra chậm hơn tiến độ để bạn có thể dừng quảng cáo hoặc tìm ra nguồn hàng thay thế tạm thời.

Kế hoạch đối phó

Nhiều sự vụ có thể phát sinh liên quan tới quản lý kho. Những loại vấn đề này có thể hủy hoại những doanh nghiệp thiếu chuẩn bị. Chẳng hạn:

• Doanh số tăng quá mong đợi và bạn nhanh chóng bán hết hàng
• Bạn thiếu tiền mặt nghiêm trọng và không đủ tiền trả cho sản phẩm mình cần nhập
• Kho hàng không đủ chỗ để đáp ứng để đáp ứng đợt sales đỉnh điểm theo mùa
• Tính toán tồn kho sai thì bạn có ít sản phẩm hơn mình nghĩ
• Sản phẩm bán chậm tốn nhiều không gian trong kho hàng
• Nhà sản xuất hết hàng trong khi bạn có đơn hàng phải giao
• Nhà sản xuất ngưng sản xuất mà không báo

Vấn đề không phải là vấn đề có phát sinh hay không, vấn đề là khi nào. Hãy xác định rủi ro nằm đâu và chuẩn bị kế hoạch đối phó. Bạn sẽ phản ứng ra sao? Bạn giải quyết với đề với những bước nào? Điều này tác động thế nào tới các bộ phận khác trong doanh nghiệp? Hãy nhớ là mối quan hệ chặt chẽ sẽ hữu ích ở đây.

Thường xuyên kiểm kê

Kiểm kê thường xuyên rất quan trọng. Vì nhiều trường hợp, người ta phụ thuộc vô phần mềm hay báo cáo từ kho hàng, chỉ để biết bao nhiêu sản phẩm bạn đang trữ.

Nhưng mà, điều quan trọng là số liệu phải khớp với thực tế. Có một số phương phát giúp làm việc này.

Kiểm kho hữu hình

Là tới kho kiểm đếm hàng hóa trong kho một lúc. Nhiều doanh nghiệp thực hiện việc này vào cuối này vì liên quan tới công tác kế toán và khai thuế. Mặc dù kiểm kho hữu hình thường chỉ làm 1 năm 1 lần, nó có thể gây ra sự ngưng trệ với doanh nghiệp.

Nếu bạn phát hiện sự chênh lệch, rất khó chỉ ra vấn đề là đâu khi bạn phải nhìn lại sổ sách của nguyên 1 năm.

Kiểm kê từng phần (spot check)

Nếu bạn kiểm kê hữu hình vào cuối mỗi năm và thường gặp vấn đề, hoặc bạn có nhiều sản phẩm, có chăng bạn sẽ muốn kiểm kê từng phần nhiều lần trong năm. Nghĩa là bạn chọn 1 sản phẩm, kiểm đếm nó, và so sánh với số liệu trên giấy.

Cách này không thực hiện theo lịch và là bổ sung cho kiểm kho hữu hình. Thường thì sẽ dùng khi muốn kiểm tra có vấn đề gì không hay cho những sản phẩm mà tốc độ ra vào cao.

Kiếm đếm chu kỳ

Thay vì kiểm kê hữu hình một lần duy nhất trong năm, nhiều doanh nghiệp sử dụng kiểm đếm chu kỳ. Kiểm đếm chu kỳ trải đều quanh năm. Mỗi ngày, mỗi tuần, hay tháng, một sản phẩm được kiểm tra theo lịch trình xoay tua.

Có một vài cách để xác định sẽ kiểm đếm sản phẩm nào, nhưng nhìn chung nhữngg sản phẩm giá trị cáo sẽ được kiểm đếm thường xuyên hơn.

Lập thứ tự ưu tiên ABC

Một số sản phẩm cần nhiều sự chú ý hơn những thứ khác. Sử dụng kỹ thuật ABC giúp bạn lên ưu tiên quản lý kho bằng cách tác những sản phẩm đòi hỏi nhiều chú ý khỏi những sản phẩm còn lại.

Xem toàn bộ danh sách hàng hóa của bạn và thêm mỗi sản phẩm vào một trong 3 loại:

• Sản phẩm giá trị cáo với tần suất bán hàng thấp
• Sản phẩm giá trị trung bình với tần suất bán trung bình
• Sản phẩm giá trị thấp với tần suất bán cao

Các mặt hàng trong mục A cần nhiều sự chú ý vì tác động tài chính rất đáng kể nhưng doanh số lại khó dự đoán.

Mặt hàng trong mục C không cần săn sóc quá nhiều vì tác động tài chính nhỏ hơn và thường xuyên luân chuyển. Mặt hàng mục tiêu rơi vào khoảng giữa A và C

Dự báo chính xác

Một bộ phận lớn trong quản lý kho tốt đến từ việc dự báo chính xác nhu cầu. Không phạm sai lầm là điều rất khó làm. Có nhiều biến số trong đó và bạn không thể biết chính xác điều gì sẽ xảy đến – nhưng bạn có thể đạt được gần mức đó.

Đây là một vài điều cần nhìn vào khi dự đoán doanh số tương lai:

• Xu hướng thị trường
• Doanh số năm ngoái trong cùng tuần lễ
• Tốc độ tăng trưởng của năm nay
• Doanh số bảo đảm từ hợp đồng và phí thường niên
• Tính mùa vụ và nền kinh tế chung
• Chương trình quảng cáo sắp tới
• Ngân sách chi tiêu cho quảng cáo

Nếu còn gì khác giúp bạn dự báo chính xác hơn, mang nó vào.

Xem xét dropshipping

Dropshipping là viễn cảnh lý tưởng nhìn từ khía cảnh quản lý kho.

Thay vì tự mình trữ hàng rồi giao hàng – dù là nội bộ hay bên thứ 3 – nhà sản xuất hay nhà bán buôn đảm nhận nó cho bạn.

Về cơ bản, bạn hoàn toàn giải phóng khỏi quản lý kho. Thậm chí bạn có thể dùng dropshipping để thử nghiệm trước khi đàu tư một đơn hàng lớn, đây có thể là sự bổ sung tuyệt vời cho doanh nghiệp bạn.

Nhiều nhà bán buôn và nhà sản xuất cung cấp dịch vụ dropshipping, nhưng cho dù nhà cung cấp không làm, đây vẫn là một lựa chọn. Đừng ngại đặt vấn đề. Mặc dù sản phẩm thường tốn kém hơn khi làm cách này hơn khi đặt theo đơn lớn, bạn không phải lo chi phí liên quan tới giữ hàng, tồn kho và giao hàng.

Hãy kiểm soát tồn kho

Với một hệ thống quản lý kho hiệu quả, bạn có thể giảm được chi phí, giúp doanh nghiệp sinh lời, phân tích và dự đoán doanh số tương lại, và chuẩn bị cho doanh nghiệp trước những vấn đề không mong đợi (như dịch Corona hiện nay).

Với hệ thống quản lý kho phù hợp, doanh nghiệp sẽ có cơ hội sinh lời và tồn tại tốt hơn. Sẽ mất thời gian để kiểm soát việc quản lý tồn kho và tránh lãng phí tiền. Hãy chọn kỹ thuật quản lý kho phù hợp với doanh nghiệp và bắt đầu triển khai từ hôm nay.

Tham khảo: Shopify