Bất kỳ tổ chức nào tiến hành tồn kho sản phẩm đều cần đảm bảo thông tin chính xác về tình hình luân chuyển của hàng hoá nhằm phục vụ tốt hơn cho khách hàng và làm cho doanh nghiệp sinh lời.
Cho dù bạn quản lý 1 cửa hàng cung ứng hay 1 kho chứa hàng đa năng, mục tiêu luôn là cắt giảm chi phí nhập liệu thủ công, giảm thiểu hàng hư hỏng và hết hạn, và tăng hiệu suất cho toàn bộ chuỗi cung ứng.
Một giải pháp quản lý tồn kho hoàn chỉnh sẽ bao gồm Phần mềm quản lý, Máy tính lưu động và Máy in nhãn mác (mã vạch).
Những công cụ này sẽ cho phép doanh nghiệp theo dõi các mức độ tồn kho và sự luân chuyển của hàng hoá trong kho theo từng mặt hàng, số seri, hoặc số lô.
Thông qua hệ thống quản lý tồn kho, bạn có thể ra quyết định tốt hơn nhầm duy trì mức tồn kho hợp lý, đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng.
Nội dung chính
Vậy đâu là lợi ích cốt lõi của hệ thống quản lý hàng tồn kho?
Một giải pháp quản lý tồn kho phù hợp sẽ làm thông suốt doanh nghiệp của bạn thông qua việc giảm đáng kể chi phí và hao phí.
- Chính xác – Giảm thiểu lỗi con người trong kiểm kê hàng hoá.
- Tốc độ – Giảm số giờ lao động bằng cách sử dụng hệ thống thu thập dữ liệu tự động.
- Trách nhiệm rõ ràng – Làm rõ những hao hụt, mất mát để nhận diện những bước hạn chế chúng.
- Tính di động – Điều chỉnh hoặc thay thế nhanh chóng các nhãn bị hỏng/không đọc được bằng cách sử dụng máy tính và máy in lưu động.
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Hệ thống quản lý tồn kho cung cấp nhiều lợi ích cho việc vận hành tất cả các loại hình và quy mô kinh doanh.
Một hệ thống quản lý tồn kho sẽ giảm các lỗi nhập liệu, tăng năng suất và giảm chi phí vận hành.
Điều này đạt được bằng cách giảm hoặc loại bỏ việc nhập liệu thủ công, hàng tồn, và doanh số sụt giảm do mức tồn thiếu chính xác, hao hụt và hư hỏng.
Với 1 hệ thống tồn kho được thiết lập phù hợp, bạn sẽ loại bỏ bất kỳ sự mù mờ nào về hàng hoá trong kho cũng như sự luân chuyển của nó.
Rất ít công ty hiểu ra thật dễ và đơn giản làm sao để đưa hệ thống quản lý kho vào hoạt động.
Bước đầu tiên trong việc xác định 1 hệ thống theo dõi tồn kho là hiểu bạn đang làm việc với Hàng tồn kho hay Tài sản.
Phân biệt hàng tồn kho và tài sản
Hàng tồn kho đề cập đến những đối tượng được bán, phân phối hoặc tiêu thụ bởi 1 công ty.
Những đối tượng “tạm thời” này bao gồm các mặt hàng bán lẻ hay vật tư cung ứng. Trong trường hợp này, bạn có thể có 100 sản phẩm trong kho và khi bạn bán ra 1 sản phẩm, số lượng theo dõi sẽ giảm xuống 1.
Bạn không phải bận tâm về cái gì đó cụ thể được bán ra, mà bạn quan tâm rằng 1 trong 100 cái đã được lấy đi. Vào cuối ngày, bạn muốn biết mình đang còn tồn bao nhiêu hàng, nó đã đi đâu và khi nào đặt hàng tiếp.
Sự chi tiết này sẽ cho phép bạn thực hiện các điều chỉnh đối với việc đặt hàng từ nhà cung cấp và quy trình quản lý của bạn nhằm làm tăng hiệu suất.
Tài sản là đối tượng “vĩnh viễn” mà doanh nghiệp sử dụng trong nội bộ, chẳng hạn như máy tính, công cụ, tài liệu giáo dục.
Mặc dù nhân viên có thể sử dụng đối tượng này cho 1 dự án cụ thể, thậm chí đem về nhà xài, 1 tài sản cuối cùng cũng thuộc về công ty và phải được trả lại công ty.
Một tài sản luôn được theo dõi như 1 khoản mục duy nhất.
Đâu là giải pháp hàng tồn kho phù hợp?
Các giải pháp quản lý tồn kho được định hướng (và bị giới hạn) bởi phần mềm được áp dụng.
Mặc dù các tính năng theo dõi tồn kho cơ bản sẽ được bao gồm trong tất cả các phần mềm nhưng nếu dựa trên nhu cầu cập nhật theo thời gian thực cho hệ thống của bạn, một số ứng dụng sẽ phù hợp hơn những cái khác.
Sức mạnh thực sự của 1 ứng dụng là nó cung cấp cái nhìn trực quan vào tình hình sử dụng tồn kho dễ dàng và sâu sắc ra sao.
Ví dụ, các tính năng giống như thiết lập mức tồn tối thiểu, tối đa cho từng mặt hàng sẽ cho phép bạn chạy 1 báo cáo đơn giản để biết mặt hàng nào cần được đặt hàng tiếp.
Hoặc báo cáo tình hình tồn kho là quan trọng để duy trì các mức tồn kho phù hợp với những gì khách hàng hay công ty đang mua/sử dụng.
Một quan tâm khác về phần mềm là số người dùng được hỗ trợ. Một vài ứng dụng hướng tới doanh nghiệp nhỏ với số người dùng hạn chế trong khi một số khác hoàn toàn mở để phù hợp cho bất kỳ quy mô doanh nghiệp nào.
Để có 1 giải pháp theo dõi tồn kho hiệu quả, bạn cần đảm bảo phần mềm theo dõi tồn kho là phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
Giải quyết những gì khi triển khai 1 hệ thống quản lý hàng tồn kho?
Khi thiết lặp 1 hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả và phù hợp, bạn cần trả lời 1 số câu hỏi quan trọng:
- Loại tồn kho bạn đang theo dõi là gì?
- Bạn sẽ theo dõi theo mẻ, lô, hay số seri?
- Ngày hết hạn thì sao? Hàng tồn kho đã được dán nhãn?
- Bạn sẽ tự tạo mã hàng hay dùng mã hàng có sẵn?
- Bạn có cần cập nhật báo cáo theo thời gian thực hay tổng hợp theo đợt?
- Bạn đã có sẵn mạng không dây?
- Loại báo cáo bạn cần từ hệ thống là gì?
- Bao nhiêu người sẽ sử dụng? Bằng máy tính để bàn hay điện thoại di động (smartphone)?
- Dữ liệu tồn kho có cần đồng bộ với các hệ thống phần mềm khác?
Các thành phần quan trọng của hệ thống quản lý tồn kho
Tất cả các hệ thống quản lý tồn kho đều bao gồm 4 thành phần cốt lõi:
Phần mềm theo dõi tồn kho
Phần mềm mà bạn dùng sẽ xác định cách bạn theo dõi tồn kho của mình. Hỗ trợ cập nhật theo thời gian thực hoặc đồng bộ sau và độ sâu của báo cáo sẽ xác định ứng dụng nào là phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.
Máy tính lưu động
Theo dõi tồn kho đòi hỏi người dùng phải di chuyển suốt nhà máy của bạn, thực hiện cập nhật và thay đổi. Tuỳ vào môi trường và nhu cầu để giao tiếp không dây, nhiều thiết bị có thể phục vụ cho quy trình của bạn.
Hạ tầng mạng không dây
Nhiều doanh nghiệp cần cập nhật tồn kho theo thời gian thực và mạng không dây là công cụ cần thiệt để làm điều này. Bất luận quy mô kho bãi của bạn ra sao, mạng không dây có thể nới ra để bạn dễ dàng thực hiện.
Máy in mã vạch
Để theo dõi các mặt hàng nhanh và dễ dàng, chúng cần được dán nhãn mã vạch. Máy in có thể được trang bị ở 1 số vị trí cố định để in hàng loạt hoặc di chuyển cùng với máy in lưu động.
Vậy còn giải pháp của S3?
Tại S3, chúng tôi có thể cung cấp cho bạn 1 giải pháp đơn giản hơn: Phần mềm Quản lý bán hàng và quản lý kho trực tuyến S3 POS Online.
Toàn bộ hệ thống của S3 đều hoạt động online kết hợp với nền tảng bảo mật từ Microsoft, bạn hoàn toàn yên tâm khi thực hiện các giao dịch hoặc xem báo cáo ngay trên phần mềm không có bất kỳ nỗi lo nào về dữ liệu.
Giải pháp của S3 hướng đến việc tiết kiệm chi phí đầu tư cho 1 hệ thống quản lý kho và quản lý bán hàng nên hầu như ai cũng có khả năng tiếp cận và sử dụng, đồng thời cung cấp sự theo dõi chặt chẽ và báo cáo chính xác, tức thời toàn bộ diễn biến ở thời điểm hiện tại.
Điều này mang lại 1 lợi thế không nhỏ cho cửa hàng/công ty trong mắt Khách hàng.
