Cách quản lý chuỗi cửa hàng đơn giản, hiệu quả

Trong một dịp triển khai phần mềm S3 để quản lý chuỗi cửa hàng mỹ phẩm, tôi có cơ hội hiểu hơn về khả năng tuyệt vời của công cụ mà chúng tôi đã và đang ngày càng hoàn thiện, tôi chia sẻ nó như một bí quyết kinh doanh nhỏ.

Khả năng tôi đề cập ở đây chính là sự đơn giản của bản thân phần mềm để bất kỳ nhân viên nào tại cửa hàng, ở bất kỳ trình độ nào, đều có thể hiểu và nhanh chóng thao tác.

Thực tế, chỉ cần mất một buổi để hướng dẫn và thực hành, tôi gần như không cần đến tận cửa hàng lần nào nữa. Mọi hoạt động hỗ trợ được thực hiện online một cách dễ dàng. Thật đã làm sao!

Nhờ đâu chúng tôi làm được điều này?

Đối với những nhân viên tại cửa hàng, việc hiểu và thao tác được trên bất kỳ một phần mềm nào chắc chắn sẽ tốn không ít thời gian, cho dù đó là công cụ đơn giản nhất.

Lý do là vì não bộ chúng ta phải phân tích và bắt đầu thích nghi với logic và thao tác hoàn toàn khác xa với cách thức hiện tại.

Bước chuyển từ những gì “đang là” sang những gì “sẽ là” khiến chúng ta bối rối.

Cho nên việc trưng ra một công cụ với giao diện quá nhiều menu hay nút bấm sẽ khiến sự bối rối này biến thành sự tê liệt.

Cứ tưởng tượng một khối lượng thông tin hoàn toàn mới đổ ập xuống cùng 1 lúc, sẽ rất khó để xử lý.

Chính vì vậy một giao diện với số menu và nút bấm không quá nhiều sẽ giúp các nhân viên ít bỡ ngỡ và nhanh hiểu hơn. Thật may mắn khi S3 có thể làm được điều này.

Vì là nhân viên tại cửa hàng, sự phức tạp trong việc tương tác trên phần mềm của họ gần như không quá lớn.

Có thể kể ra những việc cụ thể nhập giao dịch, thanh toán, kiểm tra kho, nhập hàng trả lại, lưu thông tin khách hàng, hay cùng lắm là xuất báo cáo ra tập tin Excel.

Tất cả những điều này được thực hiện thông qua tính năng phân quyền có sẵn trên phần mềm S3.

Thay vì cung cấp cho họ một phần mềm với đầy đủ các menu mà chỉ có chủ doanh nghiệp hay nhà quản lý là được biết, thì chúng ta có thể giới hạn lại số menu mà họ được phép thao tác.

Sự tập trung của nhân viên lúc này chỉ dành cho 1 hoặc 2 menu sẽ hiệu quả hơn tập trung vào quá nhiều menu cùng lúc.

Ngoài ưu điểm đó ra thiết kế của phần mềm trong quá trình thao tác cũng tạo sự thuận tiện không kém.

Như có thể thấy trong hình này, mẫu thông tin trong menu Bán hàng được nhập liệu theo một loạt các bước giúp hạn chế những sai sót trong quá trình thao tác.

Hay như khi hoàn tất giao dịch, pop-up nhỏ hiện ra chỉ tập trung vào việc thanh toán của Khách hàng, chứ không đưa ra mẫu phiếu in ngay lúc này.

Nếu làm như thế nhân viên nhập liệu sẽ bị phân tán bởi có quá nhiều thông tin phải nhìn vào, rất dễ xảy ra nhầm lẫn.

Gần như hệ thống S3 thiết kế hoàn toàn khớp với nhu cầu sử dụng của nhân viên tại cửa hàng.

Ở góc độ nhà quản lý, họ có thể theo dõi mọi tương tác của nhân viên trên hệ thống mà mình quan  tâm (như có đơn hàng giảm giá, thay đổi giá bán hay huỷ giao dịch). Tất cả đều được thông báo ngay về tài khoản của chủ doanh nghiệp.

Ví dụ, nếu bạn không cho phép nhân viên đổi giá sản phẩm khi bán, thì khi điều này xảy ra, tài khoản của bạn sẽ nhận được thông báo trên thanh trạng thái của phần mềm.

Hoặc khi nhân viên huỷ giao dịch, họ sẽ phải ghi rõ lý do huỷ đơn hàng đó. Đồng thời, nhà quản lý có thể kiểm tra lại những thông tin này vì đơn hàng đã huỷ không biến mất khỏi hệ thống.

Việc luân chuyển kho qua lại cũng đơn giản và dễ thực hiện.

Người dùng có thể bật hoặc tắt chế độ tự động nhận hàng luân chuyển, hoặc một ai đó tại cửa hàng sẽ kiểm tra hàng được chuyển qua và nhấn nút chấp nhận.

Điều tuyệt vời là những thao tác đó được cập nhật đồng thời lên hệ thống, giảm thiểu độ trễ thông tin mà phần mềm cài đặt truyền thống hay gặp phải.

Là người hỗ trợ triển khai phần mềm S3 cho Khách hàng, tôi cảm thấy tự hào vì điều đó.