Bạn làm gì trước những sự cố éo le dưới đây? Hãy tìm cho mình giải pháp trước khi quá muộn…
Điều gì có thể làm bạn khó chịu hơn, khi vừa pha xong tách café buổi sáng, thì nhận điện thoại của bộ phận kho hàng cho biết hàng còn lại trong kho không có đủ số lượng để xuất theo đơn hàng đặt từ chiều hôm qua của Khách?
Do cuối buổi chiều, nên bộ phận kinh doanh đã không kịp cập nhật số liệu trong ngày và quên mất bên kho hàng đã “xuất ứng cứu” cho đơn hàng bị trễ tuần trước 1 lượng nhỏ hàng trong kho.
Khách đã đặt hàng và giao dịch cần thực hiện trước buổi trưa, trong khi việc đặt thêm hàng sẽ phải chờ 2 ngày.
Vậy là bạn mất đi cơ hội thưởng thức tách café ngon, và đáng nói hơn là phải điện thoại cho khách hàng để giải thích, năn nỉ họ xem xét lại đơn hàng.
Có thể, họ sẽ nhận ngay 1 phần hàng đang còn trong kho, và sau 2 ngày sẽ nhận đủ số lượng còn lại.
Đây lại không phải khách hàng truyền thống để dễ thương lượng, mà là khách hàng mới do 1 người bạn ủy thác giới thiệu qua.
Việc trễ nãi đơn hàng sẽ kéo theo hàng loạt rắc rối trong quan hệ bạn bè kinh doanh và tệ hại nhất, là khách hàng sẽ chuyển qua mua hàng của đơn vị khác, dĩ nhiên sẵn sàng có trong ngày.
Áp lực của những sơ suất như vậy trong kinh doanh, hóa ra lại là chuyện bình thường với đa số người làm ăn như bạn.
Để rồi với cương vị người lãnh đạo, bạn sẽ phải ra mặt để thuyết phục khách hàng, dùng chính uy tín của mình để đảm bảo cho sự giao dịch thông suốt.
Nếu bạn nhớ lại rằng đơn hàng bị trễ tuần trước cũng trong tình cảnh tương tự, là do sự không cập nhật kịp giữa các bộ phận bán hàng, lưu kho, kế toán sổ sách…
Nghĩa là lâu nay, bạn phải luôn đau đầu ứng phó với những chuyện lẽ ra không hề xảy ra, nếu các dữ liệu hàng hóa được cập nhật lập tức, thống kê chính xác ở mỗi thời điểm bạn cần, thậm chí là cuối mỗi buổi bán hàng.
Nếu hệ thống cửa hàng kinh doanh của bạn đạt đến con số 10, nếu tổng kho lưu hàng của bạn đạt đến diện tích vài trăm mét vuông, bạn sẽ hiểu những sai khác giữa các thông tin hàng hóa lưu giữ ấy quan trọng đến thế nào.
Bạn làm sao nắm chắc rằng khi 1 đối tác gọi đến để nhờ giao dịch 1 mã hàng trong số hàng chục mã hàng bạn có sẵn, thực chất trong kho của bạn còn bao nhiêu hàng?
Bạn làm sao nhớ nổi rằng đã có những đơn hàng được xuất khẩn cấp cho kịp yêu cầu mà việc thống kê kiểm hóa sau đó bị chểnh mảng vì… ngày nghỉ cuối tuần?
Tất cả những phiền toái đó sẽ có thể cùng lúc ập đến với bạn, trong 1 thời điểm run rủi nào đó và khiến bạn thật sự nản lòng về những bê trễ mà các nhân viên có thể gây ra.
Bạn cũng không thể trách họ mãi, khi bạn cũng chưa thể đầu tư để họ có được 1 công cụ quản lý nào đó, hiệu quả và cập nhật kịp thời tiến trình kinh doanh, vận chuyển lưu trữ hàng hóa của bạn.
Không những thế, những dữ liệu về lượng tiền mặt giao dịch, về các chứng từ hóa đơn cần làm xong cho dịp báo cáo thuế hàng tháng, về ngày công của các nhân viên… luôn có sự biến đổi ngoài dự liệu của bạn. Bạn sẽ xoay vòng với tất cả những bực dọc bê trễ ấy.
Hãy làm cho mọi thứ đơn giản hơn !
Thông điệp ấy bạn có thể nhận được từ công ty Những Giải Pháp Đơn Giản, đơn vị đang duy trì 1 phần mềm hoạt động online trên nhiều thiết bị truy cập từ xa ở bất cứ đâu có tín hiệu Internet, giúp cho việc quản lý và cập nhật thông tin nội bộ doanh nghiệp 1 cách thuận tiện.
Ông Nguyễn Văn Hoàng, Giám đốc điều hành doanh nghiệp nói rằng: “Phần mềm của chúng tôi có tên gọi S3, chưa hẳn là 1 phần mềm kiệt xuất trong mọi bối cảnh kinh doanh, nhưng chắc chắn là người bạn hữu dụng một khi bạn cần kiểm soát 1 doanh nghiệp vừa và nhỏ.”
Doanh nghiệp của bạn càng năng động, linh hoạt và thường xuyên có những giao dịch cấp thời trong bán lẻ, dữ liệu kho hàng…, thì càng cần phải tính đến tiêu chí đơn giản và hiệu quả.
S3, dựa trên những phân tích hợp lý về từng thời điểm kinh doanh của doanh nghiệp, bám sát những câu hỏi hiệu quả thông suốt hơn về lưu kho, bán lẻ hàng hóa, quản lý công nợ, hỗ trợ khách hàng… đã được thiết kế 1 cách tinh gọn và chính xác nhất.
Do sử dụng hệ thống server lưu trữ dữ liệu ổn định và được cập nhật liên tục, S3 sẽ giúp cho việc kiểm tra các mã hàng còn trong kho, thống kê hàng hóa còn lưu trữ từ đợt nhập hàng trước, đưa ra những dự báo cần thiết cho lần nhập hàng tiếp theo, thậm chí biết rõ mức doanh số có được với lượng hàng vừa bán ra, để bạn điều chỉnh tốt hơn giá bán, các khoản chiết khấu hoa hồng tích cực với đại lý…
“Chúng tôi nghĩ rằng, việc bạn phải bù đầu kiểm tra lại sổ sách giấy tờ cả buổi sẽ không còn nữa, khi bạn nhấp chuột trên máy tính để xem lại số liệu được các bộ phận bên dưới cập nhật kịp thời. Bạn sẽ có được những truy xuất thông tin từ tháng trước về 1 đơn hàng nào đó 1 cách nhanh nhất trên laptop của bạn. Hơn thế nữa, bạn cũng có thể dùng máy tính bảng, điện thoại di động để tra cứu các thông tin ấy, bất cứ lúc nào bạn muốn, khiến cho việc bám sát tình hình các cửa hàng kinh doanh của bạn được chắc chắn nhất”.
Mọi phiền toái sẽ không xuất hiện trước mặt bạn nữa, để bạn có thể ung dung tiếp tục thư thái với tách café sáng đã pha xong.
Bạn sẽ thấy tự tin hơn, khi chiếc smartphone của bạn thi thoảng rung lên vì tin báo cập nhật 1 dữ liệu về hàng hóa, doanh thu nào đó được gởi đến.
Nhân viên của bạn cũng không cần phải ôm cả xấp tài liệu, văn thư đến tìm bạn để trình bày sự cố mới nhất, vì khi họ mở cửa bước vào, bạn đã chờ sẵn với các số liệu “tươi” nhất mở sẵn trên màn hình rồi.
Bằng những điều kiện ấy, ông Nguyễn Văn Hoàng nói, bạn đừng bỏ qua S3 !
