Điểm cốt lõi và lỗ hổng lớn nhất của cái khái niệm Digital Transformation – Chuyển Đổi Số.
Nội dung chính
Chuyển đổi số – Digital Transformation
Khái niệm Chuyển Đổi Số là khái niệm Hot Trend hiện tại, nhưng thực tế thì nó đã diễn ra đâu đó chắc từ Thế Chiến Thứ 2, khi mà khái niệm Digital còn chưa thật sự là khái niệm.
Cái ngày bạn cầm cái máy tính bỏ túi, làm toán cộng – trừ – nhân – chia các kiểu, có thể xem là một hoạt động đã được chuyển đổi số.
Kết quả thấy rõ là bạn tính toán nhanh hơn trong mọi hoạt động từ học tập, đến làm việc.
Cái ngày bạn dùng Excel để làm kế hoạch kinh doanh, báo cáo đủ các thể loại, cũng được xem là hoạt động Chuyển Đổi Số.
Hiệu quả rõ ràng là nó giúp bạn xử lý các con số, bài toán trong mọi lĩnh vực nhanh hơn là cái máy tính cầm tay + tờ giấy và cây viết.
Bạn chuyển đổi lên một cấp độ cao hơn…. và rồi các file excel nó phát sinh ra vấn đề, ai cũng có thể chỉnh sửa, đôi khi tiêu hủy luôn số liệu gì đó, rất khó khăn để tra vết vân vân và vân vân…
Lúc này bạn lại cần chuyển đổi số lên một cấp độ cao hơn.
Tư duy là người ta làm ra các hệ thống phần mềm xử lý các vấn đề phát sinh trong các hoạt động vận hành của doanh nghiệp.
Vấn đề phát sinh ra ở đây, các phần mềm quản lý được tạo ra như một giải pháp xử lý sự hạn chế của các file excel.
Vấn đề là vấn đề không nằm ở đó, vấn đề nằm ở SOP – Standard Operating Procedure – Qui trình vận hành tiêu chuẩn.
SOP – Qui trình vận hành tiêu chuẩn
Qui trình vận hành tiêu chuẩn: hiểu nôm na là một loạt các hành động phải làm khi có một sự kiện gì đó diễn ra.
Ví dụ dễ thấy khi có khách hàng bước vào các cửa tiệm Tous les Jours, các nhân viên sẽ đồng thanh hô: “Tous les Jours xin chào”(Tương tự như bạn bước vào các nhà hàng Nhật thì gần như bất kỳ nhân viên nào từ quản lý, đến người lấy order đến anh đầu bếp, nếu thấy bạn thì đều nói: “irasshaimase“)
SOP là luật và hướng dẫn trong nội bộ doanh nghiệp. Chỉ bạn cách xử lý và bạn bắt buộc phải xử lý theo phương pháp đó cho dù nó đúng hay sai theo quan điểm của riêng bạn.
Ví dụ bạn không thể chế biến câu: “Tous les Jours xin chào” = “Tous les Jours xin chào quí khách”.
Trở lại câu chuyện Excel và SOP…
Tôi quan sát thấy rất nhiều doanh nghiệp nhanh chóng triển khai ERP/SAP mà thậm chí trước đó họ còn chưa có Quy tắt đặt tên file excel (hoặc tất cả các file máy tính nói chung).
Tư duy ở đây là người ta nghĩ hệ thống phần mềm sẽ chạy (và sẽ chạy tốt) theo một cái qui trình đã có trước khi có hệ thống.
Ví dụ qui trình phê duyệt mua sắm ở công ty A sẽ có 4 bước theo thứ tự, mỗi bước có 1 chữ ký của người nào đó chịu trách nhiệm.
Khi chuyển đổi số, người ta cũng làm đúng thủ tục các bước ấy, mọi rợ thì phê duyệt bằng email, hiện đại hơn thì đăng nhập vào hệ thống nào đó, bấm nút Approve là hành động đó được ghi trong nhật ký hệ thống (thường gọi là Activities Log).
Vẫn là 4 bước… khác nhau ở hình thái thực hiện nó thì thật ra chúng ta chuyển đổi cái gì?
Phương tiện và hành vi trong không gian số cho phép bạn có thể tối ưu với những giả định sau:
- Nếu có approval của 3 bước thì bước số 4 mặc nhiên có approval.
- Hoặc việc phê duyệt không nhất thiết phải đi theo trình tự, bước số 3 có thể được phê duyệt trước bước số 1, và khi có đủ 4 phê duyệt thì hoạt động được diễn ra.
Tốc độ xử lý công việc sẽ nhanh và linh hoạt hơn rất nhiều, nhưng vấn đề là nó không đúng với S.O.P hiện có.
Thế là một hệ thống có thể linh hoạt, xử lý nhanh, chính xác và minh bạch lại được điều chỉnh theo một luồng vận hành cũ kỹ.
Một Digital System chạy theo một Non-digital SOP.
Hậu quả là chưa kịp nói đến những lợi ích và hiệu quả mà hệ thống số đem lại, thì bộ máy nó đã hoạt động còn nặng nề hơn trước khi bạn “chuyển đổi số”.
Chuyện làm Chuyển đổi số của tôi
Khi tôi làm một hệ thống bán hàng qua ứng dụng Smartphone cho doanh nghiệp ở Thái Lan, họ yêu cầu làm hệ thống phân quyền rằng: Sales không được đổi giá bán, chỉ có cấp Supervisor mới được quyền làm điều đó, đây là SOP của cả công ty.
Tôi phản biện lại: Đó là SOP trước khi có hệ thống này. Tôi đề nghị qui trình cho phép Sales được thay đổi giá bán, và bất kỳ thay đổi nào cũng sẽ có gởi cảnh báo về cho người quản lý.
Đồng thời hệ thống cũng có cảnh báo cho người thao tác khi họ thực hiện việc bất hợp lệ, ghi lại hành vi vào “Activities Log”.
Điều này ngay lập tức giảm thời gian chờ phê duyệt của cấp quản lý, sales ứng phó nhanh theo diễn biến thị trường, nhưng mọi hoạt động đều được giám sát chặt chẽ.
Digital Transformation cho phép chúng ta bỏ qua khái niệm tiền kiểm, hậu kiểm mà đi thẳng luôn vào Live Audit, chỉ trigger (kích hoạt) với các tình huống khả nghi được Hệ Thống Số ghi nhận.
Tôi đề nghị viết lại SOP phục vụ qui trình này.
Dự án thành công, và một phần nhỏ của sự thành công là The Board (ban giám đốc) chấp nhận yêu cầu viết lại SOP của tôi.
Đơn giản vì tôi đã chứng minh như thế nào là chuyển đổi.
Chốt lại
The Digitalized SOP, have you ever heard that concept?
Ở thời đại 4.0, các hành vi trong không gian số còn nhiều hơn hành vi ngoài đời thật bội lần, nhưng gần như người ta không quan tâm hoặc không thấy được việc quản lý các hành vi ấy như thế nào cho hiệu quả.
Không hề đơn giản để làm cho đúng, nhưng nếu đem tư duy tuyến tính từ không gian thật vào không gian số, chắc chắn là một bước khởi đầu sai.
Tác giả: Nguyễn Huỳnh Duy – Co-founder S3co.vn
