Chuẩn hoá dữ liệu excel

Chuẩn hoá excel là gì? Nghe ghê gớm vậy. Chuẩn hoá đơn giản chỉ là những qui tắc để mọi sự vật có liên quan phải tuân theo qui tắc đó.

Ví dụ:

• Học sinh đi học phải mặc đồng phục của trường. Đó là chuẩn hoá trang phục.
• Các chứng từ thu chi phải có chữ ký của giám đốc và thủ quỹ. Đó là chuẩn hoá qui trình.
• Trước khi đi ngủ phải đánh răng. Đó là chuẩn hoá vệ sinh cá nhân.

Trong hoạt động quản lý dữ liệu, chúng ta đặc biệt cần chú ý đến vấn đề chuẩn hoá. Đơn giản vì ai cũng muốn: khi cần kiếm là có, muốn kiếm là chắc chắn ra, thống kê phải trong nháy mắt.

Thông thường chúng ta có 2 cách lưu trữ dữ liệu: Hard Copy (bản cứng) và Soft Copy (bản mềm).

• Hard copy: là cái loại chứng từ được in ra trên giấy, hay ghi lại trên giấy, thông thường được lưu trên kệ hoặc trong tủ.
• Soft copy: là các loại file (tập tin) trên máy tính như word, excel, img, png, pdf, v.v. thông thường được lưu trên ổ cứng, thẻ nhớ v.v.

Trong khuôn khổ bài viết này, S3 không trình bày vấn đề hoành tráng theo kiểu: “Thiết kế, tổ chức và xây dựng cấu trúc dữ liệu như thế nào“.

S3 chỉ xin được trình bày vấn đề nhỏ hơn mà chắc rằng có rất nhiều bạn quan tâm: “Chuẩn hoá dữ liệu Excel như thế nào“.

File excel là một dạng cơ sơ dữ liệu đơn giản, dễ dùng và có tính đại chúng nhất hiện nay. Bỏ qua các vấn đề về cấu trúc và bảo mật thì Excel là định dạng cơ sở dữ liệu linh hoạt nhất.

Tin chắc rằng tất cả các bạn làm văn phòng, phụ trách kinh doanh, các cấp quản lý từ tập đoàn đa quốc gia cho đến cơ sở kinh doanh nhỏ lẻ đều có nhu cầu sử dụng excel để:

• Quản lý thu chi
• Quản lý báo giá
• Quản lý hàng hoá
• Quản lý đơn hàng
• Quản lý bất cứ thứ gì cần quản lý

Bạn có chắc rằng file excel của bạn đã được chuẩn hoá?

Ta thử xem tình huống tiêu biểu sau có tương tự như các dữ liệu excel của bạn không nhé. Dưới đây là bảng excel quản lý mua bán vé của một đại lý bán vé máy bay trong tháng 8 năm 2030 (dữ liệu chỉ có tính chất tham khảo).

Đại lý này dùng file excel này để quản lý các thông tin sau:

1. Vé được nhập từ nhà cung cấp nào?
2. Thông tin cơ bản trên vé (người bay, lộ trình)
3. Giá mua và giá bán ra là bao nhiêu?
4. Khách hàng mà mình đã bán vé (đây là đại lý phân phối, nên sẽ bán qua 1 đại lý cấp dưới chứ không bán trực tiếp cho khách hàng)

Cột A [Đại lý], dữ liệu không được chuẩn hoá do:

Lỗi 1:

Tiêu đề không đồng bộ với các tiêu đề khác. Tiêu đề được “Viết thường” trong khi tiêu đề ở các cột khác đều “ĐƯỢC VIẾT CAPS LOCK”

Đề xuất 1:

Hãy chọn 1 cách viết, định dạng và format cho dòng tiêu đề, nếu bạn chọn là ”Viết thường” hãy viết thường cho mọi tiêu đề. Nếu bạn chọn cách “VIẾT CAPS LOCK” / “Viết Hoa” hãy viết caps lock / viết hoa cho mọi tiêu đề. Việc này có làm hay không đều không ảnh hưởng đến việc sàn lọc sắp xếp dữ liệu của bạn, nhưng nếu bạn chú ý và làm thường xuyên, nó sẽ tự hình thành và phát triển kỹ năng chuẩn hoá dữ liệu của bạn.

Lỗi 2:

Cột dữ liệu không được điền đầy đủ thông tin, các bạn có thể thấy có một số hàng trong cột này còn để trống. Điều này được giải thích do đây là tên một đại lý cấp cao nên người quản lý không muốn lộ thông tin.

Đề xuất 2:

Đừng bao giờ để dữ liệu trống vô nghĩa. Sẽ đến lúc nào đấy chính bạn cũng không biết được khoản trống là cái gì. Trường hợp bạn không muốn sơ hở thông tin, đơn giản là dùng một định danh cho nó. Trường hợp này bạn có thể đặt một tên gợi nhớ mà chỉ có bạn hiểu thôi, ví dụ như ”Đại lý cấp 1”

Cột B [Ngày], dữ liệu không được chuẩn hoá do:

Lỗi 3:

Tên tiêu đề ghi không rõ ràng, ở đây người đọc sẽ hiểu là ”Ngày Xuất Vé” hay ”Ngày Bay” hay ”Ngày Giao Vé”?

Đề xuất 3:

Hãy ghi rõ ràng và dễ hiểu dữ liệu của bạn. Không cần dài nhưng phải đủ hiểu. Trường hợp này, thông tin ở cột B được biết là ”Ngày Bay”. Do vậy đừng ngại ngùng gì mà bạn không ghi thêm chữ ”Bay” tiếp theo sau chữ ”Ngày”. Thử nhìn lại, nếu S3 không tiết lộ đây là ”Ngày Bay” thì đầu tiên nhìn vào trường thông tin này, bạn nghĩ đây là ”Ngày” gì?

Lỗi 4:

Lỗi hiển thị kiểu dữ liệu. Ở đây chúng ta đang xem dữ liệu của Tháng 8. Và bạn thử nhìn xem ở cột B, cái số 8 này nó chạy rất tuỳ hứng. Đọc ở dòng số 2: “8/12/2030” bạn hiểu đây là tháng 8 hay đây là tháng 12.

Ví dụ như bạn nói đây là tháng 12 thì nhìn dòng số 3: “1/8/2030”, vậy có nghĩa đây là tháng 8. Không đồng nhất về cách diễn đạt sẽ dẫn đến không đồng nhất về nhận định.

Nói gọn theo dân ta là ”Loạn”. Một trong những lỗi khó chịu nhất khi dùng excel.

Đề xuất 4:

Nếu bạn tương đối rành về excel, hãy format kiểu dữ liệu cho toàn cột B theo kiểu dữ liệu ngày tháng nào đó mà… bạn thích, và hãy dùng kiểu đó từ đầu đến cuối.

Hoặc đơn giản bạn thêm dấu nháy đơn [ ’ ] phía trước thông tin ngày tháng, lúc này excel sẽ tự hiểu kiểu dữ liệu bạn dùng là Text.

Lưu ý, nếu ngày bạn cần nhập là ngày 1 tháng 8 thì hãy nhập là [ ’01/08/2030 ] hoặc [ ’01-08-2030 ]. Đừng mắc lỗi như [ ‘1/08/30 ], [ ’1/8/2030 ] vì bạn sẽ rất khó nhớ chuẩn định dạng bạn muốn dùng hoặc đã từng dùng là như thế nào.

Đến đây có thể một số bạn thắc mắc, nếu định dạng kiểu Text thay cho Date thì đến lúc sắp xếp (sort) hoặc sàn lọc (filter) thì như thế nào?

Cột C [Họ tên], dữ liệu không được chuẩn hoá do:

Lỗi 5:

Không đồng nhất nội dung giống nhau. Hãy xem trường hợp ở hàng số 5 [ NG THI HAI YEN ] và số 6 [ NGUYEN THE QUANG ], không có lý do gì cùng họ Nguyễn mà một người là được ghi tắt, một người không?

Giả như sau này bạn cần thống kê có bao nhiêu người họ Nguyễn đã mua vé thông qua kênh phân phối của bạn thì bạn tìm kiếm như thế nào? [ NGUYEN ] hay [ NG ], trường hợp [ NG ] thì làm sao để không nhầm lẫn với họ.. Ngô

Đề xuất 5:

Đừng tiếc công sức nhập liệu thêm vài ký tự để rồi bạn phải bỏ nhiều sức hơn khi tìm lại nó. Đối với các danh từ, danh từ riêng thì hãy chính xác tuyệt đối.

Lỗi 6:

Dư thông tin, ghi chú tuỳ tiện. Hãy xem hàng số 10, đột ngột được ưu ái cho thêm cái ghi chú 3 PAX. Nếu như vậy thì mặc định không ghi là 1 PAX à? Vậy thì ở hàng 7 là mấy PAX?

Đề xuất 6:

Hãy luôn tạo 1 cột là ghi chú, và điền vào cột này những thông tin mà bạn muốn ghi chú. Như vậy dữ liệu của bạn sẽ sáng sủa hơn rất nhiều.

Cột D [Số vé], dữ liệu không được chuẩn hoá do:

Lỗi 7:

Không đồng nhất qui tắc ghi chép, bạn hãy xem xét từ dòng 15 đến dòng 21, qui tắc về code vé của của VNA hiện tại trong dữ liệu này luôn bắt đầu bằng số 2423, thế nhưng… lúc thì có lúc thì không. Lỗi này có thể xuất hiện do nhiều người cùng nhập liệu file excel này nên dẫn đến cách ghi không nhất quán.

Đề xuất 7:

Luôn luôn qui định một cách viết. Trong trường hợp này, nếu đã thêm vào “2423” thì tất cả các Code vé có tính chất tương tự đều phải có “2423” ở đầu. Nếu xét thấy không cần thiết lập lại, thì tất cả các Code vé tương tự đều không ghi “2423”.

Chỉ riêng việc bạn nhìn dãy số ngay hàng thẳng lối thì bạn đã thấy… đã con mắt. Đừng tạo thêm stress cho bản thân bạn vì các con số chạy ngang chạy dọc.

Bạn thích nhìn đoàn diễu binh đều bước hay là một hàng người rồng rắn chen lấn nhau? Hình ảnh nào làm bạn thấy thoải mái hơn?

Cột E [Hành trình], dữ liệu không được chuẩn hoá do:… à thật ra đây là cột dữ liệu chuẩn nhất trong bảng excel này. S3 không cần phân tích, các bạn cũng đã thấy hết sức rõ ràng.

Cột F [Giá mua], dữ liệu không được chuẩn hoá do:

Lỗi 8:

Không đồng dạng với các trường dữ liệu tương tự.

Ta thấy thông tin ở cột này rất sáng sủa từ đầu đến cuối, nhưng nhìn sang cột kế bên phải – Cột G [Giá bán] – cũng là thông tin về số tiền như nhau, nhưng một bên có ký hiệu tiền (ở đây dùng dấu $, nhưng chỉ có ý nghĩa ám chỉ kiểu dữ lệ tiền tệ chứ không phải loại ngoại tệ), có phần thập phân với 2 số lẻ.

Một bên thì không có. Nếu tinh mắt, bạn sẽ thấy cả font chữ cũng khác nhau.

Đề xuất 8:

Dữ liệu nên đồng nhất theo tính chất của nó (trường hợp ở đây là tiền) chứ không chỉ đồng nhất theo trường thông tin (chỉ đồng nhất trong cột F hoặc cột G).

Và như S3 đã nói, hãy chọn một kiểu và tất cả những gì liên quan đều đi theo kiểu đó. Để đồng nhất về font chữ: trước khi lưu file, chọn toàn dữ liệu, chỉnh lại 1 font chữ duy nhất. Hãy tin S3, kết quả bạn có được là một cảm giác rất ngọt ngào.

Lỗi 9:

Trình bày theo cách không thông dụng. Cụ thể trường hợp này là dùng ký hiệu $, và lại có phần thập phân.

Tại sao lại để phần thập phân trong khi đơn vị tiền nhỏ nhất mà chúng ta đang xài ở Việt Nam là 500 đồng? có bao giờ bạn sử dụng tiền Việt mà phải dùng đến 0.1 đồng không?

Và chưa kể đến việc rất dễ nhầm lẫn giữa 100,000 và 100,000.00 (thoạt nhìn bạn sẽ nghĩ con số nào lớn hơn?). Rất nhiều bài học của các ”vị tiền bối” để lại: “Đừng bao giờ đùa giỡn với các con số.”

Đề xuất 9:

Theo kinh nghiệm của S3, đối với các đơn vị tiền tệ, bạn nên định dạng theo kiểu số thông thường (number), không nhất thiết phải dùng kiểu tiền tệ (currency) vì đồng VND có mệnh giá rất lớn nên gần như ta không có nhu cầu phân biệt giữa ”tiền” và ”số lượng”.

Bạn nhớ dùng dấu ”cách ngàn” (thousand separator) để tránh việc nhầm lẫn giữa 1000000 và 10000000 (một triệu và mười triệu).

Hãy canh lề trái (right align) cho các thông tin về tiền tệ, vì một lần nữa nó giúp bạn phân biệt rõ hơn sự khác biệt giữa 100000 và 1000000. Tiền mà !!! 2 lần kiểm tra không bao giờ là dư thừa!

Cột H [Khách hàng], dữ liệu không được chuẩn hoá, ở chổ nào? Hãy xem đây là bài tập nho nhỏ dành cho bạn, bạn thấy có gì rất khó chịu trong cột này không?

Nào bây giờ chúng ta cùng so sánh bản gốc

…và bản chỉnh sửa theo đề nghị của S3

Bạn thích bảng dữ liệu nào hơn?

Nếu bạn muốn có những bảng excel như hình minh hoạ cuối cùng, S3 có các “bí kiếp” đơn giản

1. Luôn có qui tắc về việc ghi chép dữ liệu.
2. Luôn yêu cầu ”đồng nghiệp” thực hiện những qui tắc đó.
3. Luôn kiểm tra và đảm bảo các tiêu chuẩn đề ra được thực hiện.
4. Để làm tốt số 2 và số 3, các qui tắc ở số 1 càng đơn giản càng tốt. Đơn giản nhưng phải có.

Một số định dạng dữ liệu thông dụng ở Việt Nam cho bạn tham khảo:

• Tiêu đề: VIẾT CAPS LOCK , canh giữa (Center Text)
• Họ tên / Tên công ty / Danh từ riêng nói chung: Viết Hoa, canh trái (Align Text Left)
• Số lượng / Độ tuổi / Các con số không liên quan đến tiền: Canh giữa (center text), định dạng theo kiểu số (Number), có sử dụng dấu cách nghìn (1,000 Separator), nếu số lượng này không cần đến phần thập phân thì bạn nhớ tắt phần hiển thị này luôn. Vì sao ? S3 đã phân tích ở “Lỗi 9”.
• Tiền: Canh phải (Align Text Right), không nên dùng Symbol, thay vào đó bạn nên ghi đơn vị tiền tệ vào phần Tiêu đề. Luôn luôn có dấu cách nghìn. Nếu đơn vị tiền tệ là VND thì không bao giờ dùng dấu thập phân (Decimal places = 0)
• Ngày tháng: Việc này phải tùy theo các văn bản mà công ty bạn hay dùng nhất để định dạng. Với môi trường kinh doanh ở VN, nếu công ty bạn thường xuyên làm việc với các đối tác là người Việt thì nên theo định dạng [ 21/12/2022 ] (Ngày/Tháng/Năm). Nếu công ty bạn thường xuyên làm việc với các đối tác nước ngoài thì nên dùng theo định dạng [May 05, 2011]… Lưu ý: bạn nên định dạng sao cho tổng số ký tự luôn luôn bằng nhau, tránh các trường hợp như [1/1/2011] và [02/2/12]
• Font chữ và màu sắc: Nên dùng chung 1 font chữ cho toàn dữ liệu (Chọn toàn bảng và chọn 1 font chữ để áp dụng), không nên dùng màu nền trên các cell tùy ý nếu không cần thiết. Chỉ nên dùng tối đa thêm 2 màu nữa (ngoài màu trắng mặc định) cho toàn bộ dữ liệu excel. Luôn nhớ rằng dữ liệu là rõ ràng, sạch sẽ chứ không cần ĐẸP.
• Chỉ bổ sung tiêu chuẩn khi những tiêu chuẩn đặt ra đã được thực hiện tốt.

Bạn biết rằng giao dịch với khách hàng/đối tác, nếu ta có thể dùng một ngôn ngữ (ví dụ như Tiếng Anh) để giao tiếp, các vấn đề được giải quyết rất thuận tiện. Còn nếu không?

Bạn nói tiếng Việt, khách hàng nói tiếng Pháp!? Vẫn tiến hành giao dịch được đấy nhưng đảm bảo là vất vả hơn rất nhiều.

Chuẩn hóa dữ liệu cũng quan trọng như ngôn ngữ, nhất là khi dữ liệu đó được dùng chung cho một tập thể. Bạn có thể thoải mái ghi chép tùy sở thích của mỗi người, nhưng chắc chắn giá trị “teamwork” sẽ không đạt hiệu suất cao.