• 20/06/2015

S3co.vn ~ Mở cửa hàng, điều đầu tiên bạn quan tâm là làm sao bán được hàng. Điều thứ 2 là gì ? Đến lúc bạn chợt nhận ra, đôi khi hơi trễ!

 

Điều chắc chắc bạn sẽ quan tâm là làm sao quản lý được việc buôn bán của bạn. Ban đầu bạn dùng sổ ghi chép, nhưng rồi bạn sẽ thấy rằng bạn cần một công cụ mạnh hơn & tốt hơn.

Trang bị một hệ thống tính tiền & quản lý (Point of sales – POS) là một điều cực kỳ quan trọng với những người chủ cửa hàng bán lẻ nhỏ. Có rất nhiều việc phải làm và nhiều chi tiết phải để ý, vấn đề nghiêm trọng là những thứ đó lại nằm ngoài “chuyên môn” của bạn.

Dưới đây là một số điểm quan trọng cần phải được giải quyết, S3 nghĩ rằng thông tin này sẽ giúp bạn được ít nhiều khi quyết định trang bị một hệ thống tính tiền:
1. Phần cứng

Mặc dù các thiết bị tính tiền đang bán trên thị trường đều tuân theo một tiêu chuẩn, nhưng sẽ tốt hơn nếu bạn biết chính xác thiết bị mình muốn mua làm được gì, hoạt động có tương thích những thiết bị liên quan khác hay không ?

Phần lớn nhà sản xuất máy tính tiền đều có một danh sách các thiết bị tương thích (đã được họ kiểm nghiệm). Bạn nên dựa trên danh sách đó khi nâng cấp, mua mới các thiết bị ngoại vi (máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, khay đựng tiền, v.v.).

Đối với các thiết bị đặc biệt, bạn phải luôn nhớ rằng nó cũng cần những phần cứng đặc biệt để hoạt động chung. Ví dụ: máy in hóa đơn cầm tay sẽ cần máy chủ nội bộ với mạng không dây đặt tại cửa hàng.
2. Nguồn điện

Một khi bạn đã có các thiết bị cần thiết, bạn nên bảo vệ khoản đầu tư của bạn bằng cách mua thêm 1 bộ lưu điện (Uninterruptible Power Supply – UPS) và có thể thêm 1 bộ cầu chì để bảo vệ thiết bị khỏi xung điện.

Dòng điện không ổn định chẳng những làm hư hỏng các thiết bị phần cứng mà còn có thể ảnh hưởng đến dữ liệu và phần mềm; đôi khi gây ra những lỗi “kỳ lạ” không thể lặp lại được. Nếu nhà sản xuất không thể xác định được lỗi, họ sẽ không thể giúp được gì cho bạn.
3. Hạ tầng

Nếu bạn có nhiều hơn 1 cửa hàng với nhiều máy tính tiền, các thiết bị phần cứng và phần mềm sẽ hoạt động trên 1 hệ thống mạng (network). Do các máy tính tiền lưu trữ và trao đổi những thông tin “nhạy cảm” như danh sách khách hàng, giá sản phẩm và công thức khuyến mãi nên mức độ an toàn của hệ thống mạng là rất quan trọng.

Nếu bạn không có nhân viên chuyên phụ trách hệ thống mạng (sửa chữa, bảo trì, bảo mật, sao lưu v.v…), hãy thuê những công ty có kinh nghiệm để cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật cho bạn khi cần.
4. Dữ liệu

Chuyển đổi dữ liệu là cốt lõi của mọi hệ thống tính tiền. Nhất là với nghiệp vụ bán lẻ, khi mà việc nhập danh sách sản phẩm, danh sách khách hàng v.v… vào phần mềm luôn là việc hết sức nhàm chán và mất thời gian.

Thông thường dữ liệu sẽ được xuất từ hệ thống cũ ra file Excel hay CSV và nhập vào hệ thống mới thông qua một cơ chế nhập dữ liệu cũng dùng Excel. Nếu bạn cần phải hướng dẫn cho nhân viên về cách sử dụng hệ thống mới, bạn nên nhập dữ liệu cũ vào hệ thống mới trước khi bắt đầu buổi hướng dẫn.

Sẽ rất khó hướng dẫn nhân viên nếu họ không nhìn thấy dữ liệu quen thuộc trong hệ thống cũ. Đặc biệt lưu ý: bạn nên cho sử dụng hệ thống mới ngay sau buổi hướng dẫn, khi nhân viên vẫn còn nhớ những gì họ vừa học được. Càng để chậm việc này bao nhiêu, bạn càng gặp khó khăn chuyển đổi sang hệ thống mới bấy nhiêu.
5. Sao lưu dự phòng

Trong bất kỳ hệ thống tính tiền nào, dữ liệu bán hàng là quan trọng nhất và không thể thay thế được. Do đó, khi triển khai hệ thống tính tiền, bạn nên tính luôn kế hoạch sao lưu và khôi phục lại dữ liệu trong trường hợp mất mát do hỏng hóc từ hệ thống.

Bạn sẽ làm gì nếu ổ đĩa cứng chứa dữ liệu bán hàng & thông tin khách hàng của bạn trong nhiều năm qua bị… hỏng vào một ngày trời nhẹ nắng lên cao?… bạn buồn không biết vì sao bạn buồn.
6. Tích hợp

Nếu bạn bán hàng thông qua nhiều kênh khác nhau (trực tiếp tại cửa hàng, qua website, nhận đặt hàng trên Facebook hoặc Yahoo Messenger v.v…), có khả năng bạn sẽ có nhiều hệ thống khác nhau: máy tính tiền ở cửa hàng, hệ thống nhận đơn hàng từ website, file lưu trữ đơn đặt hàng qua Facebook hay Yahoo messenger.

Trong trường hợp này, bạn lại cần tìm hiểu kỹ hơn hoặc trao đổi trực tiếp với đơn vị sản xuất máy tính tiền để đảm bảo rằng sản phẩm của họ có thể hỗ trợ bạn nhu cầu tích hợp này.
7. Giao tiếp

Bất kỳ việc gì có mối liên quan giữa con người và công nghệ, việc giao tiếp và khả năng giao tiếp vẫn là yếu tố quan trọng nhất.

Luôn luôn trao đổi với đơn vị cung cấp phần mềm cho bạn về những tính năng mà bạn quan tâm nhất hoặc những chức năng bạn thấy cần có trong thời gian tới. Điều này giúp họ tập trung vào những tính năng này trong quá trình xây dựng phần mềm, cũng như bổ sung hướng dẫn sử dụng sản phẩm rõ ràng hơn cho bạn.
8. Huấn luyện

Số lượng và chất lượng của qui trình hướng dẫn sử dụng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công trong việc triển khai hệ thống tính tiền/quản lý ở cửa hàng. Thông thường nhà cung cấp sản phẩm sẽ hướng dẫn cho người chủ cửa hàng, quản lý hoặc một vài thành viên chủ chốt của cửa hàng.

Vì sao vậy ? Vì chỉ những người này mới có khả năng làm việc lâu dài ở cửa hàng của bạn (và vì đương nhiên bạn không muốn tốn thời gian để huấn luyện nhân viên thời vụ), những thành viên này cần phải luôn có mặt trong quá trình hướng dẫn và luôn tập trung để bảo đảm họ hiểu hết tính năng, điểm mạnh cũng như điểm yếu của phần mềm sẽ được sử dụng ở cửa hàng.

Hi vọng rằng qua một số kinh nghiệm S3 đúc kết được trong quá trình xây dựng và phát triển hệ thống quản lý bán hàng, quản lý kho cho khách hàng, các bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn khi lựa chọn một hệ thống tính tiền và quản lý cửa hàng.

Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các bạn để S3 có thể thực hiện được những bài viết tốt hơn. Các bạn có thể bình luận về bài viết theo hộp thoại Facebook dưới bài viết.