• 20/06/2015

S3co.vn ~ Hàng ký gửi là gì và làm cách nào để quản lý được hàng ký gửi mà không xảy ra sai sót hoặc thất thoát?

Quản lý hàng ký gửi
Các đặc điểm của hàng ký gửi

 Hàng ký gửi là hàng hóa được nhà cung cấp cho bạn nợ hoặc bỏ vốn ít trong việc kinh doanh.

 Thời điểm thanh toán nợ của hàng ký gửi là sau khi món hàng đó được bán đi.

 Bạn có thể trả hàng ký gửi cho nhà cung cấp bất cứ lúc nào mà không cần phải thanh toán ngay.

 Bên ký gửi (bên giao hàng) nhanh chóng mở rộng mạng lưới thông qua các bên nhận ký gửi.

 

Những khó khăn khi quản lý hàng ký gửi

 Công tác quản lý hàng ký gửi phức tạp vì phải theo dõi việc giao hàng, trả lại hàng (hàng mau hư, dễ hỏng) và thanh toán (với số hàng được bán ra)

 Gặp nhiều rủi ro trong việc nhận trả hàng (điều kiện trả lại hàng của từng nhà cung cấp)

 Làm thế nào để quản lý số hàng mà bên nhận hàng ký gửi đã bán được (tránh chiếm dụng vốn)

 Khi xuất bán làm thế nào để ưu tiên hàng ký gửi hoặc ưu tiên bán hàng tồn của mình trước.

 Xác định được công nợ cần thanh toán của hàng ký gửi vào cuối kỳ.

 

Chỉ một vài thủ thuật về nghiệp vụ, phần mềm quản lý S3 có thể giúp bạn xử lý những trở ngại từ hàng ký gửi này một cách đơn giản.

 Hãy thống nhất như thế này: hàng ký gửi là hàng bạn không phải trả tiền khi hết hạn ký gửi. Đến hết hạng ký gửi bạn sẽ có 2 lựa chọn xử lý sau:

1. Trả lại đúng số lượng hàng mà người ta đã ký gửi cho bạn.

2. Số lượng hàng nào không còn đúng số ký gửi, thì bạn thanh toán tiền cho họ giá trị hàng chênh lệch đó theo giá mua dành cho đại lý. (đã thỏa thuận trước)

 Bất kỳ phương thức nào không thỏa được 2 điều kiện cơ bản trên thì đó chắc chắn không phải là hình thức ký gửi. Và bài viết này không dành cho bạn.
Bạn chỉ cần 1 thủ thuật đơn giản như sau:

Bước 1: Lập 1 phiếu nhập hàng, và ghi chú đó là hàng ký gửi. Giá nhập có thể bằng 0, hoặc bằng giá mà nhà cung cấp bán cho bạn. Lưu ý, nếu nhập có giá thì bên phần công nợ của bạn sẽ phát sinh một khoản nợ nhà cung cấp, nếu nhập bằng 0 đồng, thì không phát sinh bất cứ số tiền “gây khó hiểu” nào.

Phiếu này đương nhiên được in ra dể dàng bằng phần mềm S3. Bạn và nhà cung cấp mỗi bên giữ một chứng từ có chữ ký của nhau.

Hàng Ký Gửi

Phiếu nhập hàng ký gửi có đơn giá (hình minh họa)

Click để xem hình lớn hơn

 

Phiếu nhập hàng ký gửi không có đơn giá (hình minh họa)

Click để xem hình lớn hơn

Bước 2: Đến hết hạng ký gửi, cả 2 bên cùng kiểm kho đối chứng

 Trường hợp A. Nếu, số hàng vẫn như cũ, bạn đơn giản làm 1 phiếu trả hàng lại cho nhà cung cấp bằng đúng giá đã mua vô (0 đồng, hoặc giá lúc làm phiếu nhập). Tin vui là qui trình trả hàng của phần mềm S3 giúp bạn làm chính xác điều này hết sức dễ dàng

Quản lý hàng ký gửi

Phiếu xuất hàng trả lại (hình minh họa)

Click để xem hình lớn hơn

* Lúc này, để chứng từ lưu trên hệ thống rõ ràng hơn, bạn trở lại phiếu nhập hàng ký gửi ban đầu và ghi thêm vào dòng ghi chú “Đã Quyết Toán” hoặc nội dung gì đó tương tự.

Quản lý hàng ký gửi

Phiếu xuất hàng trả lại có ghi chú (hình minh họa)

Click để xem hình lớn hơn

 Trường hợp B. Nếu số hàng có chênh lệch do bạn đã bán một số lượng hàng ký gửi nào đó. Các đơn giản nhất là lập 1 phiếu mua hàng khớp với số chênh lệch. Và thanh toán tiền cho đơn hàng đó.

Quản lý hàng ký gửi

Phiếu nhập hàng có lý do (hình minh họa)

Click để xem hình lớn hơn

* Lập xong phiếu này, bạn sẽ quay trở về trường hợp A.

 Với thủ thuật trên phần mềm S3 trở thành một phần mềm quản lý hàng ký gửi đơn giản mà hiệu quả, bất cứ lúc nào bạn cũng biết được đã bán được hàng ký gửi là bao nhiêu tiền để thanh toán cho bên ký gửi.

 Có vài khách hàng hỏi chúng tôi, thế làm sao phân biệt giữ hàng ký gửi và hàng do chính mình mua?

Trả lời:

Bạn không cần phải phân biệt, vì chắc chắn rằng bạn luôn ưu tiên bán hàng mà bạn đã bỏ tiền ra mua trước, sau đó mới đến hàng ký gửi.
Trường hợp có sự phân biệt giữa hàng ký gửi và hàng bạn đang có trong kho. Đơn giản hãy lập 2 mã hàng khác nhau, và cùng tên. Lúc đó bạn hoàn toàn làm chủ các tình huống cần xử lý như: bán hàng ký gửi hay bán hàng của mình, tồn kho còn bao nhiêu hàng ký gửi, bao nhiêu hàng là bạn bỏ tiền ra mua.

Quản lý hàng ký gửi

Click để xem hình lớn hơn

Với S3 rất đơn giản, chỉ là bạn chưa biết!