Khi bắt đầu xây dựng phần mềm quản lý bán hàng S3, chúng tôi đã hỏi nhiều chủ cửa hàng nhỏ (bán quần áo, đồ gia dụng, cửa hàng tạp hóa, thiết bị điện tử, điện thoại v.v…) rằng:
“Anh/chị có quản lý số lượng hàng tồn trong kho, các khoản chi thu mua bán hàng hóa hay không?“
Tất cả đều bảo có, điều hết sức đương nhiên. Rồi chúng tôi hỏi họ:
“Các anh/chị có cần mua phần mềm để làm công việc quản lý đó hay không?“
Các câu trả lời đa dạng hơn chúng tôi nghĩ, và cho tận đến hôm nay, đó là bài toán khó mà chúng tôi từng ngày từng ngày một, tìm ra lời giải đẹp. Với câu hỏi đó, người ta phản hồi rằng:
- Phần mềm quản lý là cái gì vậy?
- Không, anh chỉ cần dùng trí nhớ là đủ
- Tui có bộ sổ sách rất rõ ràng rồi.
- Chị quản lý bằng excel rất tốt em à!
Rồi gần như mọi người đều kết luận:
“Bao nhiêu năm nay cửa hàng tôi không có phần mềm nào cả, nhưng vẫn đông khách, doanh thu vẫn tăng, mọi thứ vẫn rất ổn. Tôi đang hài lòng về tất cả, sử dụng phần mềm có làm cho mọi chuyện tốt hơn không?”
Và con người ta, khi đã hài lòng về mọi thứ thì gần như họ không mong muốn làm thêm việc để có kết quả tốt hơn.
Đó là thách thức rất lớn với chúng tôi, những người bán phần mềm quản lý. Nhiệm vụ của chúng tôi phải làm cho khách hàng – những hạt nhân của nền kinh tế còn nghèo và lạc hậu thấu hiểu rằng:
Nội dung chính
#1 Phần mềm quản lý là công cụ không thể thiếu
Ngày hôm nay, khi bạn bước ra thị trường để mua để bán, bạn vẫn chưa biết phần mềm quản lý là cái gì thì giống đi thi trạng nguyên mà không biết chữ.
Thành hay bại, không cần nói cũng đã rõ ràng…
#2 Phần mềm quản lý làm giảm gánh nặng cho trí nhớ
…đừng phí phạm năng lực đó vào việc ghi nhớ các con số hay các chứng từ phát sinh liên tục mỗi ngày.
Đã có công cụ đã làm rất tốt điều đó cho bạn. Tại sao phải đẩy các nơ-tron thần kinh hoạt động 100% công suất để truy xuất dữ liệu cách đây 1 tháng trong khi chỉ cần một cú click chuột giải quyết được ngay việc đó?
Bạn là người quản lý, bạn là người đầu tàu của cả công việc kinh doanh đang chạy, bạn sẽ gặp stress. Đừng để stress nó tiêu diệt bạn, hãy bắt đầu bằng việc chỉ sử dụng bộ não cho những việc cần nhất.
Bạn sẽ rất cần tra cứu thông tin, nhưng bạn không hề cần phải nhớ thông tin.
#3 Phần mềm quản lý lưu giữ chứng từ giao dịch tốt hơn
Chứng từ giúp chứng thực sự đồng thuận của những người liên quan đến giao dịch đó, là căn cứ để giải quyết các mâu thuẩn có thể phát sinh.
“Bộ sổ” trong qui trình mua bán có giá trị lưu trữ, nhưng dùng để tổng kết báo cáo và truy xuất thông tin thì nó trở nên mỗi lúc càng nặng nề, cồng kềnh theo thời gian. Chắn chắn sẽ đến lúc bạn chỉ muốn ngủ khi nhìn vào đống chứng từ sổ sách kết toán cuối ngày.
Hãy tưởng tượng, khi cửa hàng đóng cửa, các nhân viên đều về hết, bạn vẫn phải nán lại để hoàn tất bộ sổ trong ngày.
Trạng thái “sức mạnh” hiện tại gần bằng 0. Cứ 10 phút trôi qua, hao hụt năng lượng tương đương cả 1 giờ làm việc đầu phiên buổi sáng.
Sự bền bỉ của bạn kéo dài được bao nhiêu tháng? Doanh nghiệp của bạn sẽ phát triển bao nhiêu năm?
Nghịch lý xảy ra khi càng phát triển, số phút bạn ở lại cuối giờ lại tăng tăng tăng tăng… bạn không còn sức để phát triển doanh nghiệp của chính mình. Tại sao vậy?
Tại vì bạn sử dụng toàn bộ phần năng lượng còn lại của bạn để làm những việc mà phần mềm quản lý giải quyết trong tích tắc.
#4 Phần mềm quản lý không chỉ mạnh hơn Excel
Điều gì cũng có cái giá của nó. Khi dữ liệu càng phình to, khi số lượng người cần truy xuất, cập nhật tăng lên, excel lộ ra nhược điểm.
Tôi – người biên tập bài viết này, sử dụng excel khá thuần thục và tôi đã làm được những bảng tính có thể quản lý xuất – nhập – tồn hoàn chỉnh cho một cửa hàng bán lẻ: ngày hôm nay nhập bao nhiêu món, hàng nào đang bán chậm, khách mua hàng là những ai…
Tôi tự hào về khả năng tận dụng công nghệ thông tin của mình cho đến ngày tôi phải cần 10 phút chỉ để mở file excel đó lên.
Đến ngày tôi phát hoảng khi các nhân viên phụ trách nhập dữ liệu mỗi người ghi một kiểu: “Điện thoại iPhone 6”, “Smartphone iPhone 6”, “iPhone 6″… một món hàng đã trở thành 3 món khác nhau.
Bất kỳ ai cũng có thể xem được giá nhập của tôi, Excel không giải quyết bài toán phân quyền cho bạn..
Rồi bất thình lình, ai đó vô tình (hoặc cố ý) xóa nó mất. Nói cách khác, khi doanh nghiệp của bạn lớn lên, nhu cầu quản lý cũng đòi hỏi chi tiết hơn, đó là lúc bạn phải sử dụng công cụ quản lý chuyên nghiệp hơn là một tập tin excel cơ bản.
Thực tế đối với nhiều người quản lý doanh nghiệp, việc ứng dụng phần mềm kho và bán hàng không phải là ưu tiên hàng đầu bởi vì họ ngại cái mới, ngại phát sinh những tình huống không biết cách xử lý khi dùng công cụ không quen thuộc.
Tâm lý này chủ yếu do các nguyên nhân sau:
- Lạc hậu về công nghệ, dẫn đến không tin vào công nghệ.
- Việc kinh doanh không phát triển đến mức cần quản lý chặt chẽ. Và bản thân người chủ doanh nghiệp cũng không muốn hoặc không thể phát triển tiếp.
- Việc kinh doanh phát triển nhanh đến mức không thể kiểm soát. Chủ doanh nghiệp chấp nhận rủi ro với phương pháp quản lý thô sơ, hơn là ứng dụng giải pháp công nghệ khi chưa có kinh nghiệm triển khai.
Một cách logic từ (1), (2), (3) ==> sự hài lòng với những gì đang có. Tư duy hiện nay rất nhiều doanh nghiệp bán lẻ (và sỉ) không bỏ xuống được. Thật nguy hiểm!
Khi bạn đứng yên, tức là bạn đang thụt lùi. Khi bạn thỏa mãn với thành công, tức là bạn sắp đối diện với thất bại.
Khi bạn không giải quyết vấn đề sẽ phát sinh, đến khi chắn chắn nó phát sinh, bạn sẽ không giải quyết được nữa.
90% những người được hỏi có đồng ý với 3 gạch đầu dòng trên hay không, họ nói CÓ.
Vậy nếu có một cửa hàng bán lẻ, bạn có sử dụng phần mềm quản lý không?
90% những người được hỏi câu trên, trả lời KHÔNG.
