Hỏi đáp

Bạn có thể dễ dàng nhập thông tin sản phẩm vào phần mềm S3POS bằng cách điền thông tin chi tiết từng sản phẩm hoặc nhập liệu hàng loạt theo mẫu excel của chúng tôi. Tùy vào tình huống mà bạn có thể chọn phương pháp nhập liệu phù hợp để tiết kiệm thời gian, tránh nhiều thao tác không cần thiết.

Nhập thông tin từng sản phẩm trên Phần mềm S3POS

  Vào Quản lý >> Quản lý kho >> Bấm dấu cộng màu đỏ.

  Phần mềm mở ra cửa sổ “Tạo mới sản phẩm” để bạn nhập các thông tin tương ứng >> Lưu thông tin.

Ý nghĩa các trường thông tin và cách ứng dụng:

  Tên sản phẩm: Là cách bạn mô tả sản phẩm để dễ dàng nhận biết ngay. Đặt tên là cả một nghệ thuật quản lý thông tin. Đặt tên theo qui chuẩn và khoa học sẽ giúp bạn quản trị hàng hóa tốt hơn.

Ví dụ: các sản phẩm là mì gói luôn luôn được bắt đầu là “Mì” hoặc “Mì gói”. Các sản phẩm là áo thun sẽ luôn luôn được bắt đầu bằng “Áo thun nam”, “Áo thun nữ”.

Chỉ riêng việc này thôi đã giúp cho bạn tạo được phương pháp dễ dàng tra cứu cho tất cả những người tương tác trên phần mềm, rồi sau này việc thống kê thông tin lại càng tiện lợi hơn rất nhiều.

  Mã hàng: là thông tin mà người quản lý có thể dùng vào nhiều mục đích khách nhau:

– Đặt tên gọi ngắn cho hàng hóa. Ví dụ thay vì phải tìm “Điện thoại Samsung S6 Edge Plus màu bạc”, ta có thể dùng mã hàng ngắn gợi nhớ là SamS6EPBac.

– Đặt tên theo thói quen đã trao đổi nội bộ. Ví dụ ta có sản phẩm là: “Bia chai Tiger bạc”, nhưng mọi người đã quen gọi là “Ti Bạc”, ta có thể đặt mã hàng là “Tibac”

Mã hàng giúp để mã hóa tên sản phẩm được ngắn hơn, đồng thời phân biệt các loại sản phẩm với nhau. Bạn thấy quá tốn thời gian để chuẩn hóa mã hàng. Đừng bận tâm vì S3POS sẽ tự động đặt mã cho sản phẩm dùm bạn nếu bạn không nhập liệu. Tất nhiên rồi, bạn có thể thay đổi bất cứ lúc nào trong tương lai, khi việc đặt mã hàng trở thành một trong những việc để bạn kiểm soát hàng hóa của mình.

  Mã vạch: được sử dụng để “đánh số” những sản phẩm khác nhau, đảm bảo rằng 1 sản phẩm nào đó không bị trùng lắp dữ liệu, điều mà “Tên sản phẩm” hoặc “Mã hàng” không thể giải quyết triệt để được.

Ví dụ: bạn đã có sản phẩm “ĐT Samsung S6 Edge Plus”, nhưng người nhập liệu hệ thống (mới vào làm việc) không biết và tạo ra một sản phẩm khác với tên là “Điện thoại Samsung 6 Màn hình cong Plus”. Điều này dẫn đến việc thông tin hàng tồn kho cũng như doanh số bán sản phẩm sẽ không còn chính xác nữa vì nhân viên bán hàng (hoặc thu ngân) có đến 2 sự lựa chọn khi lập chứng từ giao dịch.

Mã vạch còn là phương pháp thể hiện thông tin để máy tính có thể đọc được. Ở những nơi mà các đồ vật cần phải đánh số với các thông tin liên quan để các máy tính có thể xử lý. Thay vì việc phải gõ một loạt các ký tự hoặc con số bằng bàn phím máy tính (ví dụ: “Bia chai Tiger bạc” – Tổng cộng 18 ký tự bao gồm khoảng trắng), bạn chỉ cần quét mã vạch (đã được in trên bao bì sản phẩm, hoặc bạn có thể chủ động in ra và dán lên sản phẩm với phần mềm S3) bằng thiết bị đọc mã vạch… trong 1 nốt nhạc. Mã vạch đã được chuẩn hóa từ các nhà sản xuất (và tất nhiên là họ đã in luôn cho bạn trên bao bì sản phẩm), nên đảm bảo bạn sẽ không có 1 mã vạch cho 2 mặt hàng khác nhau. Ví dụ như Lon Coca-Cola sẽ không thể trùng mã vạch với bao thuốc lá 555.

Bạn cảm thấy quá phức tạp khi sử dụng mã vạch, không cần thiết với những gì bạn đang quản lý. Một lần nữa bạn đừng bận tâm vì S3POS sẽ tự động đặt mã vạch cho bạn với qui tắc đảm bảo rằng không có 2 sản phẩm bất kỳ trùng nhau về mã vạch. Tất nhiên rồi, bạn có thể thay đổi mã vạch bất cứ lúc nào trong tương lai, và chúng tôi đảm bảo rằng công sức bạn bỏ qua sẽ đạt hiệu suất rất cao trong toàn bộ qui trình bán hàng, nhập hàng.

  Nhóm hàng: là cách phân loại sản phẩm theo từng nhóm riêng biệt để dễ dàng phân biệt. Cũng như tên sản phẩm, khi bạn phân nhóm hàng càng chi tiết, theo quy chuẩn và khoa học, bạn quản trị hàng hóa và có các báo cáo thống kê tốt hơn. Bạn có thể tùy biến phân loại các nhóm hàng theo phương pháp quản lý của riêng bạn: theo loại sản phẩm, theo nhà sản xuất, theo kích cỡ, theo màu sắc v.v…

Ứng dụng: các loại mì như mì Hảo Hảo, mì Cung Đình, mì Ba Miền, mì gà Miliket v.v… đều được để trong nhóm sản phảm là “Mì gói”. Mỗi khi cần kiếm nhanh một sản phẩm mì, ngoài việc tìm kiếm theo từ khóa, bạn có thể vô nhóm hàng để nhìn danh sách đã rút gọn (chỉ hiện hàng nào thuộc nhóm “Mì gói”) để tìm thấy thông tin hàng hóa một cách trực quan. Hoặc khi bạn cần thống kê doanh số bán của nhóm “Mì gói”, bạn đơn giản lọc lại báo cáo doanh số tổng chỉ hiển thị nhóm “Mì gói”.

Bạn có thể phân cấp nhóm hàng con cho 1 nhóm hàng nào đó để quản lý chi tiết hơn. Ví dụ nhóm hàng “Điện thoại di động” sẽ có 2 nhóm con là “Samsung” và “Apple”. Trong nhóm hàng “Apple” lại có các nhóm con là “iPhone 4”, “iPhone 5”, “iPhone 6″…

Về lý thuyết, bạn có thể phân cấp nhóm hàng vô tận, nhưng theo kinh nghiệm tư vấn triển khai ở nhiều khách hàng, chúng tôi khuyến cáo bạn đừng nên phân cấp quá 2 nhóm. Lúc đó sự tiện lợi sẽ không còn nữa, mà có khi lại có tác dụng ngược cho hiệu quả quản lý hàng hóa của bạn.

  Đơn vị tính: được hiểu là đơn vị để tính số lượng hàng hóa.

Ví dụ: một thùng bia, một lốc coca, một dây dầu gội …

Thông thường, những hàng hóa đã được đóng gói sẽ có nhiều đơn vị tính khác nhau.

Ví dụ: Nước ngọt Coca cola 330ml có các đơn vị tính:  Lon, Lốc (Lốc =  6 Lon), Thùng (Thùng = 4 Lốc = 24 Lon).

S3POS có tính năng quản lý nhiều đơn vị tính, giúp bạn chuyển đổi dễ dàng khi thao tác bán hàng cũng như nhập hàng. Bạn chỉ cần định nghĩa Đơn vị tính lớn hơn sẽ bằng bao nhiêu đơn vị tính nhỏ hơn. Mọi việc còn lại, phần mềm đã làm cho bạn.

Lưu ý: Đơn vị tính không bắt buộc phải sử dụng, nhưng thông tin càng rõ ràng bao nhiêu thì sau này dữ liệu của bạn sẽ càng dễ đọc bấy nhiêu. Chúng tôi cũng khuyến cáo bạn nên bổ sung đơn vị tính cho những mặt hàng thiếu thông tin này. Bạn có thể thao tác rất nhanh bằng cách nhập liệu từ file Excel (Có hướng dẫn ở bên dưới).

  Tồn tối thiểu: là số lượng mà phần mềm sẽ cảnh báo cho bạn khi hàng tồn kho của bạn thấp hơn số này.

Tồn tối thiểu giúp bạn đảm bảo rằng không rơi vào tình trạng hết hàng (tồn kho = 0). Khi nhận được cảnh báo này, bạn sẽ nhanh chóng ra quyết định nhập hàng để đảm bảo không mất thời cơ bán háng do hết hàng. Tăng thêm doanh thu, giữ được khách hàng sẽ là giá trị mà bạn nhận được nếu làm tốt việc theo dõi hàng tồn kho này.

  Tồn tối đa: là số lượng mà phần mềm sẽ cảnh báo cho bạn khi hàng tồn kho của bạn cao hơn số này.

Trái ngược với tồn tối thiểu, bạn sẽ quy định số lượng lớn nhất có ở trong kho của sản phẩm. Mục đích làm việc này là giúp bạn tránh tình trạng sản phẩm trong kho quá nhiều mà không hay biết. Điều này dễ dẫn đến việc bạn tiếp tục nhập hàng này (vì lý do nào đó, như có giá tốt chẳng hạn), nhưng giá trị lưu kho lại quá nhiều và bạn không tiêu thụ kịp. Giá trị vốn lưu kho sẽ tăng cao dẫn đến vốn tiền mặt lưu động của bạn bị hạn hẹp. Đây là tình huống mà bất cứ người kinh doanh nào cũng không muốn rơi vào.

  Giá lẻ: là giá bán sẽ được áp dụng mặc định cho những khách hàng thông thường.

Chỉ riêng thông tin này đã giúp bạn ngay lập tức quản lý được bản báo giá tiêu chuẩn của mình. Thông tin sau khi đã được lưu trên phần mềm S3, toàn bộ bộ phận bán hàng hoặc những bộ phận khác trong doanh nghiệp của bạn đều có thể tra cứu bất cứ lúc nào nếu bạn cho phép họ (bằng tính năng phân quyền của S3). Không còn phải nhớ nữa, không còn sự nhầm lẫn nữa và hơn nữa khi bạn thay đổi giá của bất kỳ sản phẩm nào, ngay lập tức giá mới sẽ có hiệu lực và áp dụng luôn trên toàn hệ thống. Bạn ngồi trong văn phòng đổi giá mà không cần phải thông báo cho nhân viên ở quầy thu ngân vì phần việc còn lại, phần mềm S3 đã làm cho bạn. Mọi thứ diễn ra trong 2 giây, tưởng tượng xem bạn đã tiết kiệm được bao nhiêu thời gian để làm vô vàng những việc khác.

Chúng tôi xác nhận, thông tin về giá là một trong những thông tin nhạy cảm, nên phần mềm S3 có một tính năng rất hay là gởi một thông tin cảnh báo đến người quản trị cấp cao nhất mỗi khi có ai đó thay đổi giá sản phẩm. Điều này giúp bạn kiểm soát chặt chẽ mọi thông tin trong doanh nghiệp của mình mà không phải mất thời gian tra cứu so sánh các số liệu cũ.

  Giá sỉ: là giá bán sẽ áp dụng cho các khách hàng mà bạn định nghĩa là “Khách sĩ”. Giá sĩ có thể thấp hoặc cao hơn giá lẻ do bạn chủ động qui định. Khi nhân viên thu ngân/bán hàng tạo một phiếu bán và nhập thông tin khách hàng (đã được định nghĩa là Khách sỉ), phần mềm S3 sẽ tự động áp giá sĩ vào sản phẩm. Điều này đảm bảo tính chính xác khi bạn giao dịch với khách hàng. Tránh được sai sót dẫn đến hiểu lầm không đáng có giữa bạn và khách hàng.

Ví dụ: bạn có sản phẩm “Dầu Tường An” với giá lẻ là 35,000 đồng/chai và giá sỉ là 30,000 đồng/chai. Bạn có một khách hàng tên Hùng, đã được định nghĩa là khách sỉ. Khi bạn tạo phiếu bán hàng cho Hùng, đơn giá của “Dầu Tường An” sẽ là 30,000 đồng

Đương nhiên, bạn có thể thiết lập bảng báo giá cụ thể cho một khách hàng nào đó bằng cách sử dụng tính năng Thiết lập bảng báo giá.

Ngoài cách nhập thông tin từng sản phẩm trực tiếp trên phần mềm, bạn có thể nhập sản phẩm hàng loạt bằng file excel theo hướng dẫn cụ thể “tại đây“.