Tại sao bạn nên sử dụng phần mềm quản lý trực tuyến?

Xu hướng quản lý đang rất rõ rệt, nếu nhanh chân, bạn sẽ là người đi đầu trong việc tiếp cận những gì mới nhất.

Hiện nay trong lĩnh vực phần mềm quản lý, có 2 giải pháp chính bạn có thể lựa chọn:

1. Giải pháp truyền thống

Phần mềm quản lý cài đặt trên máy tính, gọi tắt là Offline.

• Khi sử dụng hình thức này, bạn phải mua và cài đặt 1 bộ phần mềm của nhà cung cấp vào máy tính của cửa hàng/công ty để bắt đầu cho công cuộc quản lý trên phần mềm.
• Càng nhiều cửa hàng/chi nhánh sử dụng, bạn càng tốn nhiều tiền để nâng cấp hoặc mua thêm bản quyền phần mềm.

2. Giải pháp hiện đại

Phần mềm quản lý trực tuyến, chạy trên web, gọi tắt là Online, Web-based, SaaS

• Khi sử dụng hình thức này, bạn không cần cài đặt trên máy tính. Những gì bạn cần làm là đăng ký dịch vụ, nhận thông tin tài khoản sử dụng, mở trình duyệt và bắt đầu chạy phần mềm.
• Việc quản lý sẽ đơn giản và hợp nhất dù bạn có nhiều cửa hàng/chi nhánh trên hệ thống.

Đa số người dùng bây giờ đang trong giai đoạn phân vân giữa việc chọn 1 trong 2 giải pháp này. Là 1 đơn vị kinh doanh giải pháp quản lý trực tuyến, tôi sẽ phân tích 5 LÝ DO bạn nên chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý online trong thời gian sắp tới.

5 lý do này được đưa ra dựa trên kinh nghiệm tiếp xúc nhiều Khách hàng, tổng hợp nhu cầu và mối quan tâm của Khách hàng.

1. Tự động hoá công việc

Hãy tưởng tượng bạn đang có kế hoạch tiếp cận Khách hàng tiềm năng thông qua Email Marketing. Bạn đã chuẩn bị đầy đủ danh sách email, những nội dung sẽ gửi đến Khách hàng. Bạn gửi lần đầu thành công và hy vọng tỷ lệ mở email cao.

Lần thứ 2, 3… bạn vẫn gửi như thường lệ. Nhưng tôi chắc đến 1 lúc nào đó, bạn sẽ cảm thấy việc này chiếm khá nhiều thời gian, trong khi bạn còn cả khối việc phải làm.

Lúc này bạn xuất hiện nhu cầu thực hiện tự động việc gửi email cho Khách hàng, bạn sẽ muốn định thời gian để hệ thống tự động gửi email, tự động báo cáo kết quả về cho bạn, v.v…

Chắc chắn, ở trong bất kỳ giai đoạn nào của công việc, sẽ xuất hiện nhu cầu tự động hoá này. 

Ví dụ, 1 hệ thống để quản lý đội nhóm giúp giảm bớt thời gian họp hành, giao việc; 1 hệ thống tự động đăng nội dung mới lên website để bạn làm việc khác mà vẫn yên tâm nội dung đó được đưa lên đúng thời điểm đã định, v.v….

Nếu có thể tự động hoá được các công đoạn này, bạn sẽ làm cho toàn chuỗi công việc của mình trở nên hiệu quả hơn, và tập trung nhiều thời gian vào những công đoạn tạo được nhiều giá trị gia tăng hơn cho Khách hàng.

Bạn có thể thực hiện điều này bằng 1 hệ thống phần mềm offline, tuy nhiên, nó đã xuất hiện nhiều hạn chế về không gian thực hiện, yêu cầu tối thiểu của hệ thống hoặc chi phí nâng cấp khá tốn kém.

 Và có thể bạn chưa biết, luôn có nhiều giải pháp online có thể giúp bạn thực hiện điều này cực kỳ chuyên nghiệp với chi phí thấp hơn rất nhiều.

2. Tiết kiệm chi phí

Hầu hết các giải pháp quản lý trực tuyến đều đưa ra chính sách tính phí sử dụng theo Tháng, hoặc đóng trọn gói 1 năm để hưởng mức ưu đãi nào đó.

Điều này rất có lợi cho Người sử dụng, bởi sự ràng buộc của bạn với nhà cung cấp không nằm ở số tiền bạn bỏ ra nhiều hay ít, khi không hài lòng bạn có thể ra đi và tìm nhà cung cấp tốt hơn.

Sự ràng buộc nằm ở chất lượng sản phẩm và dịch vụ, nếu bạn thực sự hài lòng, bạn có thể sử dụng tiếp dịch vụ đó.

Mặt khác, rủi ro mất tiền oan của bạn khi sử dụng hình thức này cũng giảm đi do bạn chỉ phải thanh toán một số tiền rất nhỏ khi bắt đầu sử dụng dịch vụ. Khi bạn tin tưởng hơn về dịch vụ, bạn có thể chọn thanh toán nhiều hơn.

Điều này không có ở đa số các giải pháp offline, bạn phải thanh toán một số tiền khá lớn vào lúc đầu. Nếu gặp vấn đề trong quá trình sử dụng, bạn cần kiên nhẫn chờ hỗ trợ.

Đôi lúc, bạn sẽ cảm thấy không hài lòng so với số tiền đã bỏ ra. Bạn muốn cất bước ra đi nhưng lại không làm thế. Rất ức chế, đúng không? Theo tôi, như vậy là không công bằng đối với Khách hàng của mình.

3. Thay thế hoặc bổ sung cho giải pháp hiện tại

Nhiều Khách hàng nói rằng họ cần 1 phần mềm có giao diện hoặc cách sử dụng đơn giản hơn so với cái họ đang sử dụng.

Hoặc thay thế cho bộ phần mềm họ vừa mua 2000 đô Mỹ nhưng giao diện toàn tiếng Anh, nhân viên không thể sử dụng thành thạo.

Hoặc ngoài 1 bộ phần mềm chuyên dụng ra, họ muốn bổ sung thêm khía cạnh theo dõi tức thời, liên tục bằng 1 giải pháp trực tuyến.

Tất cả những nhu cầu này là hợp lý vì rõ ràng, những giải pháp hiện tại đã không thể đáp ứng được những yêu cầu mới về mặt quản lý, và rất nhiều trong số yêu cầu này, chỉ có giải pháp online mới đáp ứng được.

Như đã đề cập trong lý do đầu tiên, giải pháp online rất chuyên nghiệp trong 1 khâu nào đó, và những yêu cầu về tính đơn giản, giao diện tiếng việt hay theo dõi online liên tục là những yêu cầu có thể đáp ứng tốt và rất tốt.

4. Vấn đề bảo mật

Bạn có cho rằng việc cài đặt trên máy tính cá nhân, tự quản lý dữ liệu của riêng mình sẽ tốt hơn so với việc giao cho “ai đó” lưu và quản lý dữ liệu của mình hay không?

Tôi đang cố gắng chứng minh điều ngược lại.

Bởi khi sử dụng giải pháp tự cài đặt và quản lý, bạn sẽ đối mặt với các rủi ro bị trộm dữ liệu, hỏng dữ liệu hay khó phục hồi cao hơn rất nhiều so với việc giao phó chúng cho 1 tổ chức chuyên đảm nhận việc này.

Nói ví von, năng lực quản lý và đảm bảo toàn vẹn dữ liệu của bạn sẽ không thể bằng 1 công ty chuyên nghiệp được. Trừ phi bạn có thừa tiền để trang bị 1 hệ thống phần mềm riêng và “nuôi” 1 đội IT để bảo trì nó. Tất nhiên, không phải ai cũng có khả năng đó.

Nhiều lần tôi đã chứng kiến Khách hàng tỏ ra rất quan ngại liệu giải pháp trực tuyến có thực sự an toàn hay không, công ty cung cấp dịch vụ có xem trộm dữ liệu của họ, nhân viên của nhà cung cấp dịch vụ có trung thực hay không.

Quả thực rất khó khăn để tìm được câu trả lời thuyết phục cho những băn khoăn đó, nhưng duy nhất 1 điều có thể nói, BẢO MẬT là ưu tiên SỐ 1 của bất kỳ công ty cung cấp giải pháp trực tuyến nào, họ sẽ cố gắng bảo vệ dữ liệu của bạn như chính sự sống còn của họ.

Hãy xem công ty cung cấp giải pháp trực tuyến là 1 bộ phận IT chuyên nghiệp bạn thuê, và phí sử dụng là mức lương bạn trả mỗi tháng do họ đã làm tốt việc của mình.

5. Xu hướng phát triển

Trong Quản lý bán lẻ chuyển mạnh sang Thiết bị di động, S3 có đề cập đến xu hướng ứng dụng thiết bị di động (Laptop, Máy tính bảng, Điện thoại thông minh) vào công tác quản lý.

Sự dịch chuyển này bắt nguồn từ nhu cầu mạnh mẽ về điện toán đám mây, cho phép người dùng trở nên linh hoạt, tiện lợi và “thông minh” hơn trong cuộc sống và công việc.

Xu hướng này cũng bộc lộ mạnh mẽ trên thị trường phần mềm quản lý trực tuyến trong 1-2 năm gần đây, có 1 bộ phận nhỏ những doanh nghiệp, chủ cửa hàng hoặc cá nhân rất ưa chuộng và tìm kiếm những giải pháp online cho cuộc sống và công việc.

Ví dụ: phần mềm CRM (quản lý quan hệ Khách hàng) Online, Email Marketing Online, Quản lý đội nhóm online, Quản lý tài chính cá nhân, Lưu trữ dữ liệu online, hoặc Quản lý bán hàng, quản lý kho online.

Đa phần các nhà cung cấp dịch vụ sẽ tập trung làm thật tốt 1 công đoạn quản lý nào đó, giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn trước đây. Rất hiếm có đơn vị nào cung cấp 1 giải pháp online từ A đến Z, ngoại trừ việc bạn muốn đầu tư 1 số tiền khổng lồ để thực hiện điều đó.

Thị trường nước ngoài đang làm rất tốt điều này và nhận được sự tin cậy từ đông đảo người dùng, bằng chứng là sự bùng nổ của các dịch vụ online như Dropbox, Mailchimp, Vend, Mint hay Buffer

Ở Việt Nam, đây là lĩnh vực tương đối mới, nhưng chắc chắn sẽ sớm nổi lên nhờ tính hiệu quả và linh hoạt về mọi mặt đối với người dùng.